۶ نکته کلیدی در مدیریت زمان برای سال ۲۰۲۰

, ,
6 نکته کلیدی در مدیریت زمان و انجام کارها برای سال 2020

در مقاله “مدیریت توجه” یاد گرفتیم، نکته کلیدی برای انجام کارها، مدیریت زمان نیست بلکه مدیریت توجه است. به‌جای زمان‌بندی برای تک‌تک دقایق روز برای انجام فهرست کارهای انجام شدنی، بیشتر از این چشم‌انداز به کارهایتان نگاه کنید:
کارهایی که برای من مهم‌اند کدام هستند، و کارهایی که می‌خواهم توجهم را معطوف آنها کنم، کدامند؟

شاید این دو جمله شبیه به‌هم به‌ نظر برسد، اما وقتی درباره کارهایی که می‌خواهید توجهتان را صرف آنها کنید با خودتان رو راست باشید – و حتی اگر اینها دقیقاً همان کارهایی باشند که مایل به تمرکز روی آنها هستید – متوجه می‌شوید که فکر کردن به کارها تنها از منظر میزانِ زمانِ صرف شده برای آنها، بهترین رویکرد نیست.

  • عادتتان در طفره رفتن و به تعویق انداختن کارها را کنترل کنید:

«به تعویق انداختن» از یک فعل لاتین گرفته شده است (procrastinate) است – به معنای عقب انداختن تا فردا. اما این عادت چیزی فراتر از به تعویق انداختنِ داوطلبانه است. به‌علاوه، این واژه برگرفته از واژه یونانی باستان akrasia -یعنی انجام کاری بر خلاف عقل سلیم – است.

دکتر پایرز استیل، پروفسور روانشناسی انگیزشی دانشگاه کلاگاری و نویسنده کتاب معادله به تعویق انداختن، چگونه دست از طفره رفتن برداشته و انجام کارها را شروع کنیم، می‌گوید: «این کار نوعی خودزنی است.»

خودآگاهی کلیدی‌ترین بخش در توضیح این نکته است که چرا به تعویق انداختن کارها باعث می‌شود احساس ناخوشایندی داشته باشیم. وقتی انجام کاری را به تعویق می‌اندازیم، نه تنها می‌دانیم که از انجام وظیفه موردنظر شانه خالی می‌کنیم، بلکه می‌دانیم که این‌کار روش خوبی نیست. با این حال، از آن طفره می‌رویم.

دکتر فاشیا، پروفسور روانشناسی دانشگاه شفیلد می‌گوید: «منطقی نیست کاری را انجام دهید که می‌دانید پیامدهای منفی خواهد داشت. به‌همین دلیل است که می‌گوییم عادتِ به تعویق انداختن اساساً آزاردهنده است.»

  • تا زمانی که کاملاً آماده انجام کاری نشده‌اید منتظر بمانید:

در تله به تعویق انداختن کارها، یا سروکله زدن با آنها قبل از  رسیدنِ زمان مناسب، نیفتید.

چرا عجله نکردن کار دشواری است؟
یکی از دلایل آن، به خاطر روند تکاملی انسان است. اگر همین حالا میوه شاخه‌های در دسترس را نچینید، احتمالاً بعداً دیگر آنجا نخواهند بود. شاید برای انجام کارها وقت کم بیاورید، یا کاملاً همه چیز را فراموش کنید. فرصت را از دست ندهید.

دکتر فورنیر می‌گوید: «من معمولاً زیاد وسط حرف یا کار دیگران می‌پرم، چون می‌ترسم چیزی را که می‌خواهم بگویم، فراموش کنم.»

6 نکته کلیدی در مدیریت زمان
  • مدیریت زمان را فراموش کنید. به مدیریت توجه بچسبید:

مدیریت توجه همان هنر تمرکز روی انجام کارها بنا به دلایل منطقی، در زمان و در مکان مناسب است. افراد و پروژه‌های مهم‌تر را اولویت‌بندی کنید، مهم نیست انجام این کارها چقدر طول می‌کشند.

  • یاد بگیرید که عمیق کار کنید:

«کار عمیق» یعنی تمرکز روی یک وظیفه دشوار شناختی بدون هرگونه اختلال حواس. به‌عبارت دیگر، کار عمیق یعنی قفل شدن ذهن‌تان روی انجام کارها. برای آنکه یک موقعیت کاری «کار عمیق» محسوب شود، سطح عوامل اختلال حواس باید به صفر برسد. حتی نگاهی کوتاه به صفحه گوشی یا صندوق ورودی ایمیل‌تان به دلیل تغییر شرایط ذهنی، عملکرد شما را به شدت کاهش خواهد داد.

نکته اساسی این است که اگر می‌خواهید کار عمیق را به بهترین شکل در زندگی شخصی و  حرفه‌ای‌تان جاری کنید، نمی‌توانید منتظر بمانید تا زمان آزاد زیادی پیدا کرده یا حال و حوصله تمرکز داشته باشید. شما خودتان باید فعالانه تلاش کنید و این ویژگی را در زمان‌بندی کارهایتان بگنجانید. برای مثال، می‌توانید چندین بخش «کار عمیق» را مانند بقیه جلسات و قرارهای ملاقات در تقویم‌تان اضافه کنید، و بعد درست مانند همان جلسات یا قرارهای ملاقات به آنها پایبند بمانید.

  • اجازه ندهید عوامل حواس پرتی مدرن، توجه شما را مختل کنند:

برای تقویت قدرت تمرکزمان لازم است که هر چند وقت یکبار خودمان را از دسترس خارج کنیم. یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۷، توسط انجمن روانشناسی آمریکا، نشان داده که دسترسی دائم و پیوسته به یک دستگاه الکترونیکی – مثل چک کردن ایمیل‌های کاری در روز تعطیل، جستجوی مداوم در شبکه‌های اجتماعی، جواب دادنِ همیشگی به پیامک‌ها – با سطح بالای استرس همراه است.

اگر قرار باشد نصف توجه خود را به هر کاری اختصاص دهید، نمی‌توانید تمام و کمال روی موضوعی متمرکز بمانید. همین این شاخه و آن شاخه کردن بین کارها برایتان پرهزینه خواهد بود.

  • فعلاً فقط انجام بده:

دکتر الکس لیکرمن، درباره موضوع صرفاً انجام دادنِ کارها، در مجله روانشناسی امروز نوشت: «گاهی، باید به خودمان یادآوری کنیم که هرگونه تغییری در جهت یک کار اوضاع را بهتر نمی‌کند و فقط یک تفاوت ایجاد می‌کند (و گاهی حتی اوضاع را بدتر هم می‌کند) . آگاهی از اینکه نقطه عطف – نقطه‌ای که تداوم ما در تکرار انجام کار به نتایج نزولی منتهی می‌شود – یکی از دشوارترین مهارت‌ها برای یادگیری و در عین حال، ضروری‌ترین آنهاست.»

راه حل چیست؟ M.F.D، یا تصمیم کارآمد. (The Mostly Fine Decision)

تصمیم کارآمد (M.F.D) حداقل پیامدی است که خواستار پذیرش آن به‌عنوان پیامد یک تصمیم هستید. این همان چیزی است که از آن راضی هستید، نه یک پیامدی که باید کامل و بی نقص باشد. ریشه M.F.D در تفاوت بین افرادی است که به دنبال حداکثر هستند با افرادی‌که به دنبال رضایت و مطلوبیت می‌باشند. افراد گروه اول سرسختانه در جستجوی همه گزینه‌های موجود هستند و می‌ترسند که «بهترین‌ها» را از دست بدهند. در حالیکه گروه دوم، براساس جستجوی کمتر  تصمیمات  مناسب‌تری می‌گیرند.

ترجمه: حسین گایینی

منبع

درباره حسین گایینی

کوچ توسعه فردی و بهبود عملکردی مدیران
کوچ حرفه‌ای با درجه PCC از فدراسیون بین‌المللی کوچینگ ICF
حسین علاقمند به شعر و ادبیات، فلسفه، روان‌شناسی، جامعه شناسی و گویندگی! است.
حسین ره‌يار (کوچ) بهبود عملکرد کسب‌وکار و مربی (منتور) برنامه‌ریزی توسعه فردی و مهارت‌های نرم است. مدیریت دانش یکی دیگر از حوزه‌های حرفه‌ای دوست داشتنی برای اوست.
یکی از نقاط قوت حسین علاقمندی به یادگیری است. او دوست دارد همیشه در مسیر یادگیری (یاد گرفتن و یاد دادن) باشد... اگر علاقمندید بیشتر درباره حسین بدانید به این پیوند بروید:
https://Gaeeni.com

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


CAPTCHA Image
Reload Image