مدیران و کارشناسان آموزش و منابع انسانی معمولا هنگامی‌که به دنبال برنامه‌های آموزشی برای بهبود عملکرد همکاران خود می‌گردند، بیشتر روی کلمه «مشارکت» تمرکز می‌کنند. برای آنها بسیار مهم است که میزان تعامل و مشارکت کارمندان با سازمان بالاتر برود. اما افزایش بهره وری کارکنان چه می‌شود؟
آیا این دو مفهوم (بهبود عملکرد و افزایش بهره وری) لزوماً به یک چیز اشاره دارند؟
مواقعی هست که ما با کارمندان شاد و با تعهد بالا سروکار داریم. کارمندانی که عاشق کارشان هستند و شغل‌شان را دوست دارند، اما ممکن است این کارمندان از نهایت پتانسیل خود استفاده نکنند. در کنار این دسته، کارکنانی هم وجود دارند که اگرچه کارآیی بالایی دارند اما چندان درگیر کارشان نیستند. بنابراین، سوالی که در این مقاله می‌خواهیم به آن پاسخ دهیم این است که چگونه می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که نیروی‌های ما به نهایت بهره‌وری خود دست پیدا کرده‌اند؟
افزایش بهره وری کارکنان همیشه هم با افزایش حقوق و پاداش مالی اتفاق نمی‌افتد. در بسیاری از موارد، بازگشت به اصول اولیه مدیریت تنها راه افزایش بهره وری کارکنان شما است.
منظور ما از اصول اولیه مدیریت چیست؟ در ادامه برخی اصول اولیه که به شما کمک می‌کند پایه‌ای مستحکم برای افزایش بهره وری کارکنان ایجاد کنید را نام می‌بریم:
1- ارزش‌ها را تعیین کنید:
ارزش‌های اصلی یا core values چگونگی و دلیل فعالیت شما را مشخص می‌کند و به دنیا و به کارکنان شما توضیح می‌دهد که از شرکت شما چه انتظاری می‌توانند داشته باشند. پس از تعیین ارزش‌های اصلی، واقعا متوجه می‌شوید که مشتریانتان چگونه افرادی هستند.
ارزش‌های شرکت شما باید واضح و ساده باشند تا کارکنانتان بتوانند آنها را بفهمند و مطابق آنها عمل کنند. ارزش‌ها تعیین می‌کنند که شما از عملکرد خوب چه چیزی در نظر دارید. بدون سنجش دقیق، این ارزش‌ها، تأثیرگذاری زیادی نخواهند داشت.
تصور کنید یک بیمارستان تصمیم می‌گیرد خدمات مشتریان را ارزش اصلی خود بداند. کارکنان بیمارستان چگونه می‌توانند خدمات خوب را در عمل به مشتریان نشان دهند؟
یک کارمند ممکن است با همراهی بیمار تا محل عمل، این ارزش را نشان دهد، خدمت‌کار با راهنمایی همراهان بیمار برای پیدا کردن محل‌های مناسب برای استراحت این کار را انجام دهد. مدیر حسابداری، با برطرف کردن خطاهای صورت‌حساب بیمار ممکن است به او کمک کند. را برطرف کند.
ارزش‌های اصلی سازمان در نقش‌های مختلف، بروزهای متفاوتی دارد که همه این بروزها به انعکاس این ارزش‌ها در سرتاسر سازمان، کمک می‌کند و رفته رفته تبدیل به مدلی می‌شود برای افزایش بهره وری کارکنان سازمان.
2- اهداف و دستورالعمل‌ها را واضح بیان کنید:
شرح شغلی که به خوبی نوشته شده باشد، مسئولیت‌های موقعیت شغلی را روشن بیان می‌کند و به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا اهداف عملکردی شفاف و مرتبط با آن شغل را تعیین کنند و در نتیجه بهره‌وری بالاتری داشته باشند.
تعامل منظم با مدیر مستقیم هم روش اثبات‌شده‌ای برای افزایش بهره وری کارکنان است. به این دلیل که مدیر شما می‌خواهد موانع را برطرف کند و متوجه شود که چگونه فعالیت‌های هر یک از کارکنان از کل سازمان حمایت می‌کند. هر چه انتظارات مدیر برای کارکنان شفاف‌تر باشد، آنها کمتر دچار سردرگمی، کسالت یا بی‌انگیزگی می‌شوند و به جای تمرکز بر باقی ماندن در سازمان، روی رشد کسب و کار تمرکز می‌کنند.
3- زمان سررسید کارها را واقع‌بینانه تعیین کنید:
قبل از اینکه به کارکنان خود مهلت لازم را برای رسیدن به اهداف یا تکمیل پروژه‌هایشان بدهید، باید واقع‌بینانه موارد زیر را تعیین کنید:
- نقاط سنجش شما برای اندازه‌گیری پیشرفت چیست؟
- برای رسیدن به هدف چه مراحلی لازم است طی شود؟
- برای تکمیل هدف چقدر زمان نیاز است؟
- آیا این جدول زمان‌بندی قابل دستیابی است؟
- این شخص (یا تیم) چه پروژه‌های دیگری را اداره می‌کند؟ آیا حجم کارهای او واقع‌بینانه است؟
شاخص‌های سنجش موفقیت را مشخص کنید تا نداشتن جهت‌گیری مشخص، باعث سردرگمی، سرخوردگی و در نتیجه اتلاف وقت کارکنانتان نشود و استرس‌های غیرضروری ایجاد نکند.
برخی مدیران دوست دارند بر تیم‌های خود فشار بیاورند، زیرا معتقدند این کار باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود. آنها به این نکته توجه ندارند که وقتی به کارکنان خود زمان کافی برای انجام پروژه‌ها را نمی‌دهید، احتمالاً اعضای تیم احساس می‌کنند از آنها بیگاری کشیده می‌شود و دچار سرخوردگی می‌شوند. ممکن است از کوره در بروند و به‌جای اینکه بخواهند برای دستیابی به هدفی مشترک با مدیر و با همکاران کار کنند، تصمیم بگیرند از کار کناره‌گیری کنند.
4- بین پاسخگویی و حوزه اختیارات هر فرد، تعادل ایجاد کنید:
مسئولیت بیشتر باید همراه با اختیاراتِ کافی باشد. به هر فرد بر اساس توانایی و ظرفیتش مسئولیت واگذار کنید و متناسب با آن منابع و اختیارات برای تصمیم‌گیری و اجرای ایده‌ها در اختیارش قرار دهید. در مقاله تغییر نقش سازمانی بیشتر در این باره صحبت کرده‌ایم.
ممکن است نیاز به ارتباط مستقیم با مدیران داشته باشند. امکان دسترسی مستقیم به مدیریت، ذی‌نفعان و سایر تصمیم‌گیرندگان، را برای آنها فراهم کنید. حالا می‌توانید بر اساس دامنه اختیارات، از او انتظار پاسخگویی داشته باشید.
پاسخگویی یعنی ایجاد انتظارات و پیامدهای واضح و معنی‌دار و به موقع.
پیامدهای مثبت شامل بازخورد سازنده، افزایش مسئولیت و دانستن این نکته است که شاخص‌های پیشرفت اندازه‌گیری می‌شود.
پیامدهای منفی شامل رفع موانع برای انجام به‌موقع وظایف، محرومیت از ارتقاء یا عدم کسب پاداش بهره وری باشد.
شما و کارکنانتان باید در تصمیم‌گیری، بین اهداف عملکردی و خودمختاری، تعادل مناسب را ایجاد کنید. اینجا نقطه‌ای است که افزایش بهره وری کارکنان اتفاق می‌افتد.
5- گوش دادن را از یاد نبرید:
گوش دادن یکی دیگر از اجزای حیاتی افزایش بهره وری کارکنان است.
درست است که مدیران با استفاده از چشم انداز و مأموریت تعیین شده در سطوح بالاتر رهبری، به بهره‌وری و مشارکت شکل می‌دهند اما مدیران خوب می‌دانند که اطلاعات باید در هر دو جهت جریان داشته باشد.
زیرا این کارکنان هستند که اغلب در خط مقدم با مشتریان سر و کار دارند و مسائل روزمره را حل می‌کنند. شما هم اگر به‌عنوان مدیر از دانش و تجربیات کارکنان خود استفاده نکنید، منابع خوبی را از دست می‌دهید.
اگر دقت کنید راننده لیفتراک می‌تواند روش تعمیر و نگهداری جدیدی را پیشنهاد و هزینه تعمیرات شما را کاهش دهد و عمر ماشین آلات را بیشتر کند، اما ابتدا باید به پیشنهاد او گوش دهید. شاید ازم باشد به نوع ارتباطات خود نگاهی دوباره بیندازید و با یک ارزیابی کوچک، به نتیجه‌ی بزرگی دست پیدا کنید و باعث افزایش بهره وری کارکنان تان شوید.
پنج روش گوش دادن موثرتر را در این مقاله بخوانید.
6- مدیریت خرد نداشته باشید:
وظیفه شما به عنوان رهبر کسب و کار این است که در کارهای فرعی و کم‌اهمیت صرفا راهنمایی کنید و برای پاسخگویی به سؤالات و پیشنهادات در دسترس باشید. مدیر خرد، وارد زمین می‌شود و با تمام تلاش بازی می‌کند و از این طریق کارکرد تیم‌اش را تضعیف می‌کند.
این امر می‌تواند یکی از سخت‌ترین درس‌ها برای مدیر باشد اما تعیین انتظارات مشخص و روشن، ارائه آموزش و راهنمایی و سپس اجازه دادن به کارکنان برای انجام وظیفه خود، وظیفه مدیر است.
شیوه سالم مدیریت به این معنی است که شما، برای اطمینان از رسیدن به نقاط عطف، آنها را بررسی می‌کنید، اما انتظار ندارید که تمام جزئیات پروژه از طریق شما اجرا شود.
باید بدانید که چه موقع بیش از حد ارتباط برقرار نکنید و بیش از حد مدیریت نکنید، اما وقتی این کار را انجام می‌دهید، باید ثمره کار خود را که کارمندانی توانا و شکوفا شده ببینید.
سپردن اختیار به افراد برای شاد بودن و بهره وری آنها امری اساسی است. آنها با این میزان از خودمختاری و انعطاف پذیری رشد می‌کنند و به مشتریان شما کمک می‌کنند تا بتوانند به نتیجه دلخواه دست یابند.
7- از موفقیت‌ها قدردانی کنید:
وقتی کارکنان در موفقیت شرکت شما سهیم هستند، می‌خواهند و شایسته این هستند که به رسمیت شناخته شوند، بنابراین به دنبال راه‌هایی باشید که هم از پیشرفت‌های فردی و هم از نقاط پیشرفت شرکت تجلیل به عمل آورید. وقت بگذارید و از کار خوبی که آنها انجام می‌دهند و نقاط عطفی که به دست می‌آورند تقدیر کنید.
پاداش‌های پولی همیشه قابل قدردانی هستند، اما معمولاً آن چیزی نیست که کارکنان را ترغیب به کار بیشتر کند. «تشکر» ساده و واقعی، تا حد زیادی، به تقویت روحیه کارکنان کمک می‌کند، زیرا تأیید می‌کند که کار به خوبی انجام شده و افراد را به تکرار آن عملکرد تشویق می‌کند.
برای کارکنان، این احساس که آنها عضوی ارزشمند از تیم هستند و مشارکت معناداری در شرکت دارند، انگیزه قوی‌تری نسبت به پول محسوب می‌شود.
به عنوان مثال، می‌توانید مسابقه‌ای برای کارمندان ترتیب دهید و از آنها بخواهید که روش‌های نوآورانه‌ای در زمینه ایجاد درآمد، محدود کردن هزینه‌ها، بهبود ایمنی یا اقداماتی در جهت رضایت مشتری ارائه دهند و سپس به آنها پاداش دهید. لازم نیست چیز بزرگی باشد- این کار بیشتر برای به رسمیت شناختن و قدردانی از آن شخص انجام می‌شود.
اگر مایل بودید می‌توانید چند هدیه به این ترکیب اضافه کنید. روش‌های کم هزینه یا بدون هزینه‌ای هم برای پاداش دادن به کارکنان شما وجود دارد، چیزهایی مانند کارت هدیه، کافی شاپ‌های خیابانی، تی شرت‌های تیمی و تعداد بی‌شماری حرکت ارزان قیمت دیگر.
هرگز فراموش نکنید: به رسمیت نشناختن افراد ممکن است بهترین استعداد شما را به سمت جستجوی شغلی سوق دهد که در آن جا، همانطور که فرد انتظار دارد، از او تقدیر می‌شود.
8- آموزش، آموزش و ارتقاء:
برای افزایش بهره وری کارکنان، آنقدر روی نیازهای حال حاضر شرکت خود تمرکز نکنید که آموزش و توسعه را نادیده بگیرید. اگر روی مهارت‌های کارکنان سرمایه گذاری کنید، وفاداری به شرکت خود را تقویت کرده‌اید و مسند خود را برای رهبران آینده آماده خواهید کرد.
همچنین به خاطر داشته باشید که چیزهایی که کارکنان در مسیر پیشرفت شغلی خود می‌خواهند، در تمامی بخش‌های زندگی تغییر می‌کند.
کارکنانی که به تازگی از دانشگاه فارغ‌التحصیل شده‌اند، می‌خواهند تجربه لازم را برای ارتقاء درجه به دست آورند، در حالی که کارمندان نیمه حرفه‌ای ممکن است، با جا به جایی افقی به بخشی دیگر، به دنبال چالش‌های جدید باشد. شخصی که متخصص موضوعی خاص است ممکن است بخواهد به جای اینکه درباره مدیریت افراد آموزش ببیند، در زمینه فناوری‌های نوظهور کلاسی داشته باشد.
لازم نیست که همه به سختی کار کنند و برای ارتقای بهره‌وری و دارایی واقعی شرکت بجنگند.
برای توسعه کارکنان خود برنامه‌ای ایجاد کنید که در آن نحوه کسب مهارت‌های مورد نیاز آنها توضیح داده شده باشد، خواه از طریق آموزش (رسمی یا حین کار)، کوچینگ یا منتورینگ. برای حفظ انگیزه و بهره‌وری آنان، باید این آموزش‌ها را در موقعیت‌هایی ایجاد کنید که به آنها اجازه می‌دهد از آموخته‌های خود استفاده کنند.
9- مدیریت پیشرفت داشته باشید:
معیارهای بهره وری با رشد شرکت تغییر می‌کند. زمانی که کسب و کارهای کوچک از پنج نفر به سی تا دویست نفر نفر می‌رسد، موقعیتشان نیز تغییر پیدا می‌کند.
ارتباطات زمانی ارگانیک است که در شرکت چهار، پنج یا حتی ده نفر حضور داشته باشند. همانطور که شما رشد می‌کنید، افراد نیز تمایل دارند که در زمینه‌ای تخصصی استخدام شوند و هر یک از بخش‌ها ممکن است از افراد مختلف پر شود و ارتباطات را چالش‌برانگیزتر کند.
اگر حواستان نباشد به‌زودی با گروهی از افراد سخت‌کوش مواجه می‌شوید که به ندرت با یکدیگر صحبت می‌کنند یا اینکه در تیم‌های چند رشته‌ای مشغول به کار هستند. در چنین مواردی، ممکن است گروهی آموزشی یا افرادی را داشته باشید که تمام معیارهای بهره‌وری را دارند و یا از آن هم فراتر رفته‌اند، اما به طور کلی، ممکن است این شرکت برای رسیدن به اهداف خود دچار مشکل شود. اگر در چنین شرایطی هستید، زمان اقدام است.
وقتی کسب و کار کوچک بود، نتیجه قبلی این بود که «این چیزی است که ما به آن معتقدیم، و ما این‌گونه به کسب‌وکارمان سروسامان می‌دهیم.» اما، زمانی که رشد می‌کنید، مطمئن شوید که ارزش‌های اصلی و انتظارات شما به طور کامل در خط مشی‌ها و دفترچه راهنمای کارکنانتان مشخص شده است- و هم اینکه در حین استخدام و هنگام کار نیز با آنها در ارتباط باشید.
احتمالاً شما باید روش‌ها و فرایندهای قدیمی را مجدداً بررسی و آنها را به روز کنید تا مطمئن شوید که بستر برای افزایش بهره وری کارکنان بستر مناسبی است.
