مدیر بودن کار آسانی نیست. شما باید یک تیم کامل از افرادی که هر کدام نقاط قوت و ضعف منحصر به فرد خود را دارند، کوچ کنید.
لازم است، برای دست‌یابی به بالاترین کارایی و بهترین عملکردِ تیم به شکل یک کل تکامل یافته، هر یک از اعضای تیم را به‌صورت جداگانه کوچ کنید.
حتی اگر دو عضو یک تیم دقیقاً نقطه ضعف یکسانی داشته باشند، باید به هرکدام به شکل متفاوتی پرداخته شود؛ چه بسا هر یک از آنها نیز به راهنمائی ارائه شده واکنش متفاوتی نشان خواهد داد.
همانطور که شما نیز با آنکه می‌خواهید نسبت به همه‌ی کارمندان خود منصف باشید، غیرممکن است که با همه یکسان رفتار کنید.
کوچینگ رو به جلو
شما می‌خواهید مطمئن شوید که کارکنان شما پیش از شروع کار به درستی آموزش دیده‌اند.
قبل از اینکه شخصی را به‌عنوان نماینده خدمات مشتری پشت میز پاسخگویی با تلفن قرار دهید، می‌خواهید مطمئن شوید که او می‌داند چگونه در برابر معمول‌ترین و رایج‌ترین تماس‌ها و همچنین تماس‌های دشواری که گاه به گاه اتفاق می‌افتد، برخورد کند.
یا مثلاً؛ پیش از آنکه به اپراتور ماشین دوخت لباس اجازه دهید قبل از آنکه یک لباس تمام شده برای فروش تولید کند، مطمئن باشید که آنها می‌دانند چگونه تمام بخش‌های کار با دستگاه را آموخته باشند و بدانند که دقیقاً چه انتظاری از آنها می‌رود.
در شرایطی مانند این، با اجازه داده به افراد برای تمرین، شروع کنید.
اجازه دهید اپراتور تلفن به یک اپراتور با تجربه‌تر گوش دهد و وقتی که کاملاً به این موقعیت واقف شد و کاری که از او انتظار می‌رود را آموخت، به او اجازه دهید خودش به چند تماس پاسخ دهد در حالیکه شما (یا شخص دیگری) او را می‌بیند و به او گوش می‌دهد.
یا ابتدا ساده‌ترین بخش‌های یک محصول را به اپراتور ماشین بدهید و بخواهید ابتدا مسوولیت این مقدار کار را به عهده بگیرد و پس از تسلط بر این کار، اجازه دهید بخش‌های دشوارتر را انجام دهد. در طول این جلسات آموزشی است که بخش مربوط به کوچینگ و حتی (آموزش) شما شروع می‌شود.
همانطور که کارکنان را در طول دوره آموزشی، کوچ می‌کنید، در موارد زیر به آنها کمک کنید:
1- آنچه از آنها انتظار می‌رود
برای مثال، شما انتظار ندارید که آنها به اندازه‌ی فرد با تجربه و ارشد، به تماس‌ها پاسخ دهند یا بتوانند تماس گرفته و ارتباط لازم را برقرار کنند.
اما از آنها انتظار دارید که هر روز مقدار مشخصی از تماس‌ها را پاسخ دهند. سعی کنید دقیق باشید و عدد دقیقی به آنها بدهید. همچنین، به آنها اعلام کنید که انتظار دارید با گذشت زمان و پیشرفت و بالاتر رفتن مهارت، میزان تماس‌های پاسخ داده شده یا برقرار شده‌ی آنها افزایش یابد.
2- اشتباهات متداول
به اعضای تیم اجازه دهید که خودشان کشف کنند، چرا و چگونه می‌توانند از انواع اشتباهاتی که معمولاً افراد در تیم مرتکب می‌شوند، اجتناب کنند.
3- نکات و ترفندها
برخی از چیزهایی را که خودتان یاد گرفته‌اید و می‌تواند به آنها کمک کند را با آنها درمیان بگذارید تا بتوانند بهترین راه را برای انجام کار بیاموزند و انتخاب کنند.
برای مثال، اگر قسمت‌های خالی محصولی که تولید می‌کنید در سمت چپ ماشین کار نگه دارند (برای یک اپراتور راست دست)، می‌توانند با دست راست قسمت تمام شده را روی سینی ایستگاه بعدی قرار دهند. در حالیکه می‌توانند با استفاده از دست چپ، قسمت بعدی را به سمت دستگاه بلغزانند.
این نکته ساده (و یک توصیه کوچیک) روند را ساده می‌کند.
کوچینگ مداوم و مستمر
به پایان رسیدن آموزش تیم، بدان معنا نیست که کوچینگ شما نیز به پایان می‌رسد.
به اشتراک‌گذاشتن چیزهایی که می‌تواند به آنها کمک کند تا در کار بهتر شوند را ادامه دهید و به آنها یادآوری کنید که چگونه از چیزهایی که سرعت آنها را کُند می‌کند یا کیفیت کار آنها را پایین می‌آورد، اجتناب کنند.
به یاد داشته باشید، کوچینگ یک هدف دارد، اینکه شما در نهایت می‌خواهید سطح عملکرد تیم خود را بهبود بخشید و البته این در فرایندهای کوچینگ فردی نیز انجام می‌شود.
کوچینگ پس از هر رویداد
علی‌رغم بهترین و بیشترین تلاش شما، اشتباهاتی رخ خواهد داد.
یک اپراتور تلفن به مشتری پاسخ اشتباهی می‌دهد که ممکن است منجر به شکایت مشتری از سازمان شما شود.
وقتی این اتفاق می‌افتد، اولین قدم شما این است که مشکل را از منظر شرکتی حل کنید و دوم اینکه به فرد آموزش دهید تا آن اشتباه دوباره تکرار نشود.
ممکن است لازم باشد روش یا پاسخ صحیح را به آنها یادآوری کنید.
نکته مهم این است که بتوانیم مثبت بمانیم و از کارکنان خود حمایت کنیم. چرا که همه ما اشتباه می‌کنیم؛ با این حال، اگر این اولین باری نیست که آنها این اشتباه را مرتکب می‌شوند، لازم است به آنها مستقیماً گوشزد کنید و این موضوع را برطرف کنید.
اشتباه آنها را به‌عنوان منظری از یک بخش تدریسی در نظر بگیرید و اطمینان حاصل کنید که آنها متوجه این موضوع شده‌اند که چه اشتباهی رخ داده است و چگونه در آینده از آن اجتناب کنند.
بیشتر از همه، لازم است به این موضوع توجه داشته باشید که افرادتان را بی‌انگیزه نکنید. انتظار شما پس از هر جلسه کوچینگ، این است که کارکنان‌تان مشتاق انجام دادن کارها به شکل بهتری باشند، نه اینکه از ترس پشت میزشان خم شوند و نتوانند عملکرد خوبی از خود نشان دهند.
سخن آخر
کوچینگ ابزار بسیار قدرتمندی است که یک مدیر می‌تواند در جهت بهبود عملکرد تیم خود از آن استفاده کند.
شما می‌توانید تمام افراد تیم را به صورت فردی و همچنین به‌عنوان عضوی از تیم کوچ کنید. پیش از شروع به‌کار آنها را کوچ کنید تا آماده باشند.
با گذشت زمان به آنها آموزش دهید تا به پیشرفت خود ادامه دهند، و هنگامی‌که اشتباه می‌کنند آنها را راهنمایی کنید.
مثبت و باانگیزه باشید. شما می‌توانید با کوچینگ به بهبود عملکرد هر کدام از آنها کمک کنید و در نهایت عملکرد تیم را بهبود بخشید.
مترجم: ناهید بوداغی
منبع: thebalancecareers.com
