آیا شما هم دائماً به دنبال پیدا کردن زمان مناسبی هستید تا بین اعضای تیم خودتان جلسه ترتیب دهید؟ آیا با دورکار شدن کارکنان چالش‌های مدیریت تیم بیشتر شده است؟ اگر درگیر چنین وضعیتی هستید، بدانید که تنها نیستید.
شاید برایتان جالب باشد که دورکاری قبل از شیوع کرونا هم در حال افزایش بود و کرونا باعث شد روند دورکاری سرعت بگیرد و اغلب کسب‌وکارها به‌ناچار با همه چالش‌هایش، با مدیریت تیم‌های دورکار آشنا شوند.
نمودار زیر نتیجه یک نظرسنجی از یک شرکت آمریکایی است که موسسه Statista آن را منتشر کرده. این نظرسنجی نشان می‌دهد پس از شیوع کرونا تقریباً نیمی از 365 پرسنل شرکت، پنج روز هفته را در خانه کار می‌کنند، درحالی‌که پیش از شیوع این رقم حدود ۱۷ درصد بود.
کارکنانی که به جلسات شنبه صبح‌ها عادت داشتند، اولین چای روزشان را در جلسه می‌نوشیدند و گپ می‌زدند. بعد از کار هم نزدیکی‌های اداره، کافه‌ای می‌رفتند و نوشیدنی‌ای می‌خورند. اما حالا مجبورند بدون توجه به سر و صدای بچه‌ها یا سایر عوامل حواس‌پرتی، کارهای خود را در خانه انجام دهند.
مطمئناً دورکاری مزایای زیادی دارد. بزرگ‌ترین دلایلی که باعث می‌شود تیم‌های دورکار به‌خوبی کار کنند عبارت‌اند از:
- مأموریت‌های ارزان‌تر و فضای اداری مقرون به‌صرفه‌تر
- توانایی استخدام افراد مستعد از هر نقطه از جهان
- انعطاف‌پذیری بیشتر در تعادل بین کار و زندگی
- هزینه رفت‌وآمد کمتر برای کارکنان
اما دورکاری مانند هر چیز دیگری در کنار جوانب مثبت، جوانب منفی هم دارد. چالش‌های تیم‌های دورکار بسته به ساختار تیم، انواع پروژه‌ها و فرهنگ سازمان، در هر سازمانی متفاوت است. اما مشکلاتی وجود دارد که تیم‌ها با دورکاری کارمندان بیشتر با آن روبه‌رو هستند.
در ادامه شش مورد از رایج‌ترین چالش‌های تیم‌های دورکار و نحوه حل آن‌ها را برای شما توضیح می‌دهیم:
1- چالش برقراری ارتباط بین تیم‌ها
بدیهی است که گرد هم آوردن همه افراد یک تیم در یک اتاق بسیار راحت‌تر از گرد هم آوردن آن‌ها در یک فضای مجازی است. به‌ویژه هنگامی‌که شما می‌خواهید وظایفی را تعیین، پروژه‌ای را طراحی یا سعی کنید احساسات تیم خود را درک کنید.
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های تیم دورکار در قدم اول، جمع کردن همه افراد است. مخصوصا برای آن دسته از سازمان‌هایی که کارکنانش در بخش‌های مختلف جهان زندگی می‌کنند. چالش هماهنگ کردن جلسه برای آن‌ها دشوارتر است زیرا ساعات روز و شب محل زندگی آن‌ها متفاوت است.
موسسه Buffer گزارشی درباره وضعیت دورکاری سازمان‌ها منتشر کرد و در آن یکی از مهم‌ترین چالش‌های دورکاری را دشواری در برقراری ارتباط و همکاری بیان کرد.
حالا برسیم به حل این چالش. چگونه می‌توانید کنترل ارتباط‌ها را قبل از به وجود آمدن مشکلات دائمی حل‌وفصل کنید؟
راه‌حل چالش برقراری ارتباط بین تیم‌ها
ابزارهای فراوانی برای ارتباط برقرار کردن وجود دارد. اما تیم‌های دورکار غیر از برقراری ارتباط نیاز به ابزاری دارند که با آن بتوانند پروژه‌های گروهی را بهتر پیش ببرند.
اغلب اوقات تیم‌ها از طریق تلگرام یا واتس‌اپ با هم گفت‌وگو می‌کنند و فایل‌ها و اسناد را از طریق ایمیل جابه‌جا می‌کنند. اما اگر تمام این ارتباطات تیمی در یک پلتفرم انجام شود، به یکپارچگی فرایندها و ساماندهی کارها کمک خواهد کرد. کم نیستند ابزارهایی که هم در آن‌ها بتوانید مکاتبات متنی داشته باشید و هم جلسات گروهی را درآن‌ها برگزار کنید.
همچنین پیشنهاد من این است که از اپلیکیشن‌های متداول استفاده نکنید ترجیحا ارتباطات حرفه‌ای را در پلتفرمی انجام دهید که گفت‌وگوهای روزمره در آن انجام نمی‌شود. به این ترتیب فضای حرفه‌ای را از فضای شخصی جدا می‌کنید.
۲. چالش تقویت ارتباطات تیم
یکی دیگر از چالش‌های تیم‌های دورکار، ادامه ارتباط با سایر همکاران است. در ساختار متعارف اداری، کارکنان فضاهایی مثل محیط نهارخوری و آبدارخانه را دارند و می‌توانند در آن‌ها گپ و گفت کنند، با هم چای بنوشند و هنگام رفت‌وآمد صحبت‌های کوتاهی داشته باشند.
تیم های دورکار چنین فرصتی برای ساخت گفت‌وگوهای کوتاه و سریع ندارند. طبق تحقیقات ۸۰ درصد کارکنان، هنگام دورکاری خلا ارتباط مؤثر را احساس می‌کنند.
هنگامی‌که اعضای تیم احساس عدم ارتباط و تنهایی داشته باشند، انگیزه و به‌طورکلی احساس رضایت‌شان از محیط کار هم به طبع پایین می‌آید. رهبران برای ساخت ارتباطات بهتر در یک تیم مجازی چه کارهایی می‌توانند انجام دهند؟
راه‌حلی برای تقویت ارتباطات تیم در زمان دورکاری
شاید گپ و گفت‌های کوتاه به نظر بی‌اهمیت برسد اما نقش مهمی در بهبود احساس اعضای تیم شما دارد. دانشگاه روتگرز به تازگی تحقیقی انجام داده که نتایج تحقیق نشان می‌دهد، گپ و گفت‌های کوتاه، فواید بسیاری برای ایجاد احساس مثبت در کارکنان دارد. گپ و گفت‌هایی که صبح‌ها معمولاً در محیط‌های سازمانی انجام می‌شود، سطح انرژی، هیجان و سرخوشی را در تمام روز در کارکنان بالا می‌برد.
اگر شما جلسات مختلفی را در هفته برگزار می‌کنید، سعی کنید وقت اضافه‌ای برای این نوع گفت‌وگوها در نظر بگیرید تا کارکنان بتوانند با هم بحث و تبادل‌نظر کنند و از زندگی شخصی خود بگویند.
البته افرادی هستند که از دوربین هراس دارند. این افراد را تشویق کنید تا به بحث بپیوندند و در زمان‌های مناسب از علایق خود صحبت کنند.
برخی مواقع این گفت‌وگوهای کوتاه ممکن است صحبت را به برنامه‌های تلویزیونی موردعلاقه کارکنان‌تان بکشاند؛ بنابراین زمان‌های مشخصی را برای این‌گونه گفت‌وگوها اختصاص دهید و در جلسات کاری روی پروژه‌ها و کارهای تیمی متمرکز شوید. معمولاً برای بعضی از کارکنان جلسات زیاد خوشایند نیست. بهتر است آن‌ها را در جریان هدف خود قرار دهید و اجازه دهید آن‌ها هم در نزدیک کردن بیشتر اعضای تیم با شما همفکری و همکاری کنند.
3- چالش مدیریت وظایف و پروژه‌ها از راه دور
مدیریت چندین پروژه با اعضای مختلف و به‌خصوص زمانی که امکان گردآوری همه این افراد در یک فضای مشترک وجود ندارد، کار سختی است. درک وضعیت همه افراد در پروژه‌ها به‌سرعت به یک وظیفه وقت‌گیر تبدیل می‌شود.
زمانی که تیم شما دچار بی‌انگیزگی یا عدم بهره‌وری می‌شود، همه کارها با سرعت کمتری به انجام می‌رسد. نتیجه آن هم عدم رضایت مشتریان است. آخرین چیزی که مسلما شما می‌خواهید!
راه‌حلی برای مدیریت بهتر پروژه‌ها از راه دور
اگر اعضای تیم شما نمی‌توانند وظایف خود را به پایان برسانند، باید توقف کنید و همه وظایفی را که به افراد واگذار کرده‌اید، از نو بررسی کنید. در اغلب موارد مانعی در مسیر انجام کارها وجود دارد و احتمالاً یکی از کارکنان دارای حجم کاری بیش‌ازاندازه است درحالی‌که عضو دیگری کارهای کمی برای انجام دارد.
از یک ابزار مدیریت تیم استفاده کنید؛ ابزاری که به شما اجازه سپردن وظایف، تقسیم پروژه‌ها به بخش‌های کوچک‌تر، تنظیم اولویت‌ها، دیدی از کل پروژه و کارهای انجام‌شده می‌دهد. به اعضای تیم خود ابزارهایی برای مدیریت حجم کاری و شناخت دقیق موارد موردنیاز برای تکمیل پروژه بدهید.
4- چالش بالا نگه داشتن کارایی تیم
بهره‌وری، عامل کلیدی مهمی در فضای دورکاری است. بدون این عامل اعضای تیم ممکن است خود را درگیر تماشای کلیپ‌های اینستاگرام، کارهای خانه یا هر چیز دیگری بکنند.
بااین‌که معمولاً این‌طور به نظر می‌رسد که چالش‌های کار گروهی در دورکاری آسیب‌زا است اما اکثریت کارکنان، کار کردن از خانه را بسیار مفیدتر از کار کردن از محیط کار می‌دانند.
در یک نظرسنجی ۵۸ درصد از پاسخگویان بر این باور بودند که کارایی آن‌ها در دورکاری بسیار بالاتر از زمانی بود که در محیط کار حضور داشتند. اما این به این معنا نیست که مشکلات دورکاری کارکنان دیگر را نادیده بگیریم.
یک بررسی دیگر از موسسه کوارتز نشان داد که بسیاری از کارکنان در طول دوران شیوع کرونا بهره‌وری بالاتری از خود نسبت به دوره پیش از آن نشان داده‌اند. در حالی‌که افراد بیشتری با ادامه کار در خانه دچار احساس ناکارآمدی شده‌اند.
راه‌حلی برای حفظ بهره‌وری و رشد تیم
احتمالاً همه اعضای تیم شما تمایل دارند با بهره‌وری بالا به کارشان ادامه دهند. همه اعضای تیم شما ترفندهایی در آستین دارند تا به شما در حفظ و بالا بردن بهره‌وری کمک کنند. سعی کنید در یک ملاقات مجازی کارکنان خود را تشویق کنید تا این روش‌ها را با سایرین در میان بگذارند.
این کار علاوه بر اینکه به افزایش تعامل آن‌ها کمک می‌کند، چند ترفند را هم به سایر اعضا می‌آموزد تا بهره‌وری خود را بالا ببرند. قرار نیست شما رهبری کنید فقط کافی است منبعی برای یادگیری افراد باشید.
کارکنان نکات مهمی را با دیگران به اشتراک می‌گذارند که ممکن است در کتاب‌ها و مقالات وب نباشد. مثل اینکه: هدفون‌هایی وجود دارند که سروصدای محیط را حذف می‌کنند، ابزارهای جدیدی برای سنجش زمان وجود دارند یا کدام نرم‌افزارها برای بالاتر بردن سرعت اینترنت بهتر کار می‌کنند.
این هم به کارکنان احساس مفید بودن می‌دهد و هم بهانه‌ی خوبی می‌شود برای بهبود ارتباط و تعامل آن‌ها با یکدیگر. آن‌ها یاد می‌گیرند برای برطرف شدن مشکلاتشان ابتدا آن را در گروه مطرح کنند.
۵. چالش مسئولیت‌پذیری و پاسخ‌گویی
زمانی که همه افراد دورکاری می‌کنند سنجش دقیق میزان تلاش آن‌ها دشوار است. درنتیجه به‌طورکلی می‌توان گفت که تیم های مجازی و دورکار به اعتماد بسیار بالایی برای همکاری نیاز دارند.
رهبران برای انجام پروژه‌ها، حفظ اعتبار خود و رسیدن به موعدهای از پیش تعیین‌شده باید به همکاران خود اعتماد داشته باشند. چالش‌های تیم های دورکار معمولاً از نبود ارتباط موثر یا عدم مسئولیت‌پذیری کارکنان به وجود می‌آید.
وظیفه شما به‌عنوان یک مدیر پروژه این است که روحیه پاسخ‌گویی اعضا را بالا ببرید. از زیر کار دررفتن، هنگام کار در خانه بسیار آسان است. به همین خاطر است که پاسخ‌گو نگاه داشتن کارکنان برای مدیران دورکار یک مسئله کلیدی است.
مطالعه جدید هاروارد بیزنس ریویو نشان می‌دهد بسیاری از مدیران به اعضای تیم دورکار خود اطمینان دارند. ۴۱ درصد از مدیران موافق هستند که حفظ بلندمدت انگیزه کارکنان یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی است که با آن سروکار دارند.
راه‌حلی برای چالش مسئولیت‌پذیری
کارهای کارکنان را رصد کنید اما وارد امور جزئی نشوید. از ابزارهای مدیریت زمان برای دیدن میزان ساعت کاری کارکنان استفاده کنید و ببینید آن‌ها چند ساعت برای انجام یک پروژه یا یک وظیفه صرف می‌کنند.
زمانی که تیم بتواند مدت زمان صرف شده برای انجام وظایف را ببیند، شفافیت کل پروژه بیشتر می‌شود. به همین دلیل است که شناسایی موانع اعضای تیم در انجام کارها از اهمیت بالایی برخوردار است.
مشخص کنید که چه چیزهایی اعضای تیم شما را از دسترسی به تمام ظرفیتشان باز می‌دارد و دراین‌باره به‌طور خصوصی با آن‌ها صحبت کنید. وظیفه شما این است که آن‌ها را تشویق کنید تا نگرانی‌های خود را با شما در میان بگذارند. بهترین راه برای رسیدن به چنین نقطه‌ای این است که از طریق شفاف‌سازی مسائل را پیش ببرید.
۶. چالش حفظ روحیه افراد
همه ما می‌دانیم که شیوع کرونا زندگی همه را به‌شدت تحت تأثیر قرار داده است. زندگی ما گویی برای همیشه تغییر کرد و بسیاری از نیروهای کار دوره کاملاً جدیدی را پیش روی خود دیدند.
عجیب نیست که روحیه افراد بسیار پایین آمده باشد. همه نگران امنیت شغلی خود هستند، درحالی‌که وظایفی مثل مراقبت از فرزندان و خانواده و مسئولیت‌های کاری را هم بر عهده‌دارند. کارهایی که آسان نیستند؛ بنابراین بسیاری از مدیران در بالا بردن روحیه همکارانشان به مشکل برمی‌خورند. اما نباید اجازه داد این وضعیت مانع رشد شود.
راه‌حلی برای بالا بردن روحیه و انرژی افراد تیم در دورکاری
متوجه هستیم که نشان دادن قدردانی و حمایت از کارکنانی که کیلومترها از شما فاصله دارند چقدر دشوار است، اما شما باید آن را به‌عنوان یک اولویت برای ساخت ارتباطات مؤثر در نظر داشته باشید.
از سوی دیگر برنامه‌های تشویقی برای کارکنان در نظر بگیرید تا آن‌ها از امکاناتی که در اختیارشان قرار دارد، آگاه شوند. نکته دیگری که نباید فراموش کنید این است برای عملکردهای عالی پاداش در نظر بگیرید و صرفاً برای به پایان رساندن یک وظیفه به آن‌ها پاداش ندهید. در عوض از زحمات آن‌ها قدردانی کنید و دستاوردهای آن‌ها را به سایرین نشان دهید.
و در پایان
دورکاری توانسته ساعت‌های کاری آزادانه‌تری و استخدام‌های جغرافیایی متنوعی برای کسب‌وکارها به همراه بیاورد و همچنان این روند رو به افزایش است. این کار به عهده رهبران است که اعضای تیم خود را مولدتر و باانگیزه‌تر کنند تا آن‌ها بتوانند به بهترین وجه وظایف خود را به سرانجام برسانند. بنابراین نسبت به تغییرات کاری و محیطی کاری هوشیار باشید و پیش از اینکه به مشکل مهمی برخورد کنید، شرایط دورکاری را ساماندهی کنید.
