حتماً برای شما هم پیش‌آمده که در موقعیت‌های مختلف کاری حرف خود را خورده‌اید و از درخواستی که درباره وضعیت کاری و همکاری داشته‌اید، صرف‌نظر کرده‌اید. احتمالاً این تجربه را هم داشته‌اید که به علت فشار کاری یا تبعیضی که حس کرده‌اید، حرفتان را به شیوه‌ای زده‌اید که با خشم همراه بوده است. البته این دو مورد تنها رفتارهایی نیستند که همه ما اغلب خودمان را از طریق آن‌ها ابراز می‌کنیم.
مهارت‌های بسیاری وجود دارد که می‌تواند به شما در رسیدن به اهداف و موفقیت حرفه‌ای کمک کند که مطمئناً یکی از این مهارت‌ها، مهارت خود ابرازی یا به عبارتی آشنایی با این نکته است که بدانید کی و چگونه بدون اینکه پرخاشگر به نظر برسید، حرفتان را بزنید.
خود ابرازی به شیوه درست و در زمان مناسب می‌تواند موجب بالا رفتن حقوق شما، گرفتن ترفیع و ایجاد روابط بهتر با همکاران شما شود.
در این مقاله ما به دنبال این هستیم که نکاتی برای تقویت مهارت خود ابرازی در محل کار را با شما در میان بگذاریم.
خود ابرازی در محیط کار به چه معناست؟
خود ابزاری در محیط کار یکی از مهارت‌های ارتباطی است که به شما اجازه می‌دهد تا به‌راحتی در دفاع از خودتان صحبت کنید و درعین‌حال در محیط کار خود محترم و شایسته شناخته شوید. از این منظر، خود ابرازی به معنای اعتماد داشتن به خود، مهارت‌های ارتباطی، توانایی‌ها و اهدافتان است، بی‌آنکه گستاخ یا بی‌ادب به نظر برسید.
همه افرادی که خود را ابراز می‌کنند دوست دارند با آن‌ها محترمانه رفتار شود زیرا همه ما شایسته چنین رفتاری هستیم. چنین افرادی می‌دانند که کی و چگونه به یک درخواست نه بگویند یا نظر مخالف خود را بیان کنند.
افراد جرات ورز یا خودابرازگر (Assertive) به دنبال سناریوهای برنده-برنده هستند. این افراد، ارزش خواسته‌ها و باورهای خودشان و ابراز آن‌ها را می‌دانند اما درصورتی‌که نتایج مطابق خواسته آن‌ها پیش نرود، غرورشان صدمه نمی‌بیند
. این افراد به خود اطمینان دارند و هدف‌ها و نتایج را به شکلی سالم دنبال می‌کنند. قادرند با وضوح و شفافیت بالا ارتباط برقرار کنند و با کمترین استرس و بدون دراماتیزه کردن موقعیت‌ها و با ارج نهادن به خود و ارزش‌هایشان، ارتباطاتشان را بسازند.
بااین‌حال خود ابزاری برای همه کار آسانی نیست، به‌خصوص که در خود ابرازی، فقط بحث افتادن به دام انفعال و پرخاشگری مطرح نیست، بلکه وضوح و صراحت هم در کنار قاطعیت مهم است. در ادامه به هفت نکته برای تقویت مهارت خود ابزاری و رساندن پیام واضح و قاطع خود به مخاطبتان می‌پردازیم:
۱) به مخاطبتان اهمیت دهید.
برای اینکه پیام خود را آسان و با شفافیت بالا منتقل کنید، نیاز دارید تا پیامتان را با مخاطبتان تطبیق دهید. مسلماً شما با یک کودک مثل یکی از همکارانتان صحبت نمی‌کنید و همین‌طور بالعکس. شاید این مثال بیش‌ازحد پیش‌پاافتاده به نظر برسد، اما همین اصول دقیقاً در نحوه ارتباط برقرار کردن شما با مخاطبتان وجود دارد؛ اینکه در یک رابطه، بتوانید نیازهای فردی یا گروهی را که با آن ارتباط برقرار می‌کنید، مشاهده کنید و خود ابزاری کارآمدی داشته باشید. شاید حرفی که در دپارتمان خودتان می‌زنید کاملاً و به‌درستی دریافت شود زیرا افرادی که با شما کار می‌کنند مدت‌های زیادی است با شما در یک دپارتمان هستند یا شاید به لحاظ زمینه تحصیلات یا سطح تحصیلاتی مشابهات بسیاری بین شما وجود داشته باشد اما زمانی که با فرد دیگری خارج از روابط تثبیت‌شده خود صحبت می‌کنید، پیام شما ممکن است به‌درستی دریافت نشود.
بنابراین باید نقاط مشترک ارتباط را بشناسید یا ایجاد کنید و از آن نقطه با مخاطبتان ارتباط برقرار کنید.
۲) دقیقاً همان چیزی را بگویید که می‌خواهید برداشت شود.
در ارتباطات خود حاشیه نروید. هیچ‌کس وقت کافی و تحمل آن را ندارد. در عوض خود ابزاری صریح داشته باشید، بدون اینکه ناخوشایند به نظر برسید. در اینجا یک مدل بازخورد ارائه شده که می‌توانید طبق آن دقیقاً منظور خود را بدون اینکه دیگران را آزرده کنید، مطرح کنید. این مدل بازخورد، بر اساس راهکار بهره‌وری مردم محور (People First Productivity Solution) است و یک مدل ساده و درعین‌حال مؤثر است، که هدفمند بوده و به دنبال گرفتن پاسخ‌هایی است که مسئله را شخصی نمی‌کند و حالت دفاعی را در طرف مقابل برنمی‌انگیزد.
مهارت خود ابرازی مؤثر در محیط کار با استفاده از مدل بازخورد سه W
- چه چیزی؟ (What)- مشخصات و ویژگی‌های موقعیت
- چرا؟ (Why) – اثرگذاری و ارتباطات
- چگونه؟ (Way) – گزینه‌ها و برنامه
هر یک از این سه W نشان‌دهنده یک مرحله ساده است (مشابه تصویر زیر).
برای خود ابرازی مؤثر این مراحل را به ترتیب انجام دهید و در هر یک از آن‌ها مختصر و دقیق باشید.
مرحله ۱ خود ابرازی- چه چیزی (WHAT)؟
شرایط را توصیف کنید و مشخص کنید درباره چه چیز صحبت می‌کنید. توصیف شما باید بر اساس مشاهدات خود شما باشد، نه بر اساس شنیده‌ها یا فرضیات. در ابتدا از «من» به‌جای «شما» استفاده کنید.
مرحله ۲ خود ابرازی- چرا (WHY)؟
تأثیر آنچه را مشاهده کرده‌اید، توصیف کنید. اگر فکر می‌کنید مطرح کردن اهمیت مسئله تأثیر قابل‌توجهی ندارد، پس از صرف وقت برای آن خودداری کنید.
مرحله ۳ خود ابرازی- چگونه (WAY)؟
آنچه را دوست دارید به‌عنوان یک رفتار جایگزین ببینید، بگویید. یادتان نرود، مختصر و مفید باشد.در این مثال ، هر سه قطعه مدل بازخورد برای خود ابرازی تا حد زیادی کنار هم قرار گرفته‌اند:
«من متوجه شدم که ظرف‌های کثیف شما ظرف سه روز گذشته در سینک ظرف‌شویی آشپزخانه مشترک مانده است. می‌خواستم این مسئله را به شما یادآوری کنم زیرا زمان ناهار من درست بعد از شما است و من باید ظرف‌های شما را قبل از شستن ظرف‌های خود در سینک ظرف‌شویی جابه‌جا کنم و چون حساسیت‌های غذایی شدیدی دارم، وقتی مجبور باشم بشقاب‌هایی با مواد غذایی ناشناخته را لمس کنم، برای من ایجاد نگرانی می‌کند؛ بنابراین اگر یک دقیقه وقت بگذارید و ظرف‌های خودتان را بشویید یا بیرون بیاورید، ممنون می‌شوم.»
این پیام، واضح، موجز، غیرتهاجمی و همچنین مؤثر است. رویکردی کمتر مؤثر، رویکردی است که مستقیماً به موضوع نمی‌پردازد و می‌تواند مخاطب شما را در حالت دفاعی قرار دهد یا با بیان اظهارات مبهم، اصل داستان را که رسیدن به خواسته خودتان است از دست بدهید.
در این مثال بیان به شیوه زیر رویکرد غیر مؤثری است. درواقع به در میگوییم که دیوار بشنود:
«معلوم نیست کدام آدم نفهمی ظرف‌های کثیفش را از سینک ظرف‌شویی برنمی‌دارد و نشسته همان‌جا می‌گذارد. درک و شعور ندارد؟ نمی‌فهمد که یک نفر غیر از او هم از این سینک ظرف‌شویی برای شستن ظرف استفاده می‌کند؟! عجب گیری افتاده‌ام. »
۳) هنگام خود ابرازی از اصطلاحات خاص استفاده نکنید.
هر شرکت و هر فضای تخصصی اصطلاحات خاص خود را دارد. کسب‌وکار در معنای کلی نیز دارای عبارات خاصی است که گاهی محبوبیت پیدا می‌کنند با اینکه حتی کسی معنای آن‌ها را واقعاً نمی‌داند. چه با هم‌تیمی‌های خود صحبت می‌کنید و چه با افراد خارج از دپارتمان خود، بهتر است از اصطلاحات خاص پرهیز کنید. دقیقاً طوری صحبت کنید که انگار در یک محیط غیر کاری و غیرتجاری هستید. شفافیت شما در صحبت کردن فضای تازه‌ای در ارتباطات شما ایجاد می‌کند.
۴) کوتاه و ساده صحبت کنید.
اگرچه دانستن چگونگی و چرایی تصمیمات خوب است اما ارائه توضیحات طولانی همیشه ضروری نیست. آماده باشید تا به سؤالاتی که دیگران ممکن است بپرسند، پاسخ دهید؛ اما وقت آن‌ها را با جزئیات و داستان‌گویی نگیرید مگر اینکه خودشان در موردش بپرسند. در خود ابرازی به بیان نکات مهم بسنده کنید.
۵) از فرد مقابل خود درخواستِ تکرار کنید.
هنگامی‌که انتظار دارید دیگران در پاسخ به انتظارات شما کاری را انجام دهند، از آن‌ها بخواهید کاری را که انجام می‌دهند مجدداً تکرار و بیان کنند. بررسی کنید تا مطمئن شوید که آن‌ها متوجه موارد مطرح‌شده شده‌اند. لازم نیست این کار به شیوه خود ابرازی بچه‌مدرسه‌ای‌ها یا به روشی انجام شود که به نظر تحقیرآمیز برسد. به‌عنوان یک روال معمول، می‌توانید بپرسید: «من می‌خواهم اطمینان حاصل کنم که ما برای انجام گام‌های بعدی کاملاً به تفاهم رسیده‌ایم و از هر گام آگاه هستیم، پس خواهش می‌کنم همین گام‌ها را برای من توضیح دهید.»
۶) موضوعات مهم را بیش از یک‌بار بیان کنید.
هرچقدر موضوع مطرح‌شده، مهم‌تر باشد، دفعات بیشتری نیاز به بیان آن دارید زیرا به‌محض آمدن یک یا دو پیام دیگر، پیام شما از بین می‌رود. به‌علاوه اینکه برای بیشتر افراد تکرار ضرورت دارد و زمان نیاز است تا آنچه شنیده‌شده، در خاطرشان بماند. در این بخش از خود ابرازی ممکن است احساس کنید بیش‌ازحد در حال تکرار یک مطلب هستید، اما در عوض بدانید که تکرار باعث شفافیت بیشتر و اطمینان می‌شود.
۷) برای خود ابرازی و انتقال پیامتان، رسانه و محیط مناسبی را انتخاب کنید.
پست الکترونیک؟ پست صوتی؟ یادداشت نویسی؟ کنفرانس ویدیویی؟ وبینار؟ دادن اطلاعات شخصاً به یک گروه؟ دادن اطلاعات به‌صورت فردی؟ انتخاب‌های زیادی پیش روی شماست و این پیام است که تعیین می‌کند کدام رسانه را انتخاب کنید. بر اساس آسان‌ترین و کارآمدترین راه پیش نروید، مگر اینکه موضوعی ساده و خبری را به اشتراک می‌گذارید. وقتی می‌خواهید تعامل مؤثر داشته باشید، وقتی‌که به خرید یا پشتیبانی نیاز دارید، باید مطمئن شوید که از روشی مؤثر برای خود ابرازی، درگیر کردن و برقراری تعامل با دیگران استفاده می‌کنید.
به‌عنوان یک قاعده کلی، هرچه ارتباط، غیرشخصی و کلی‌گو باشد، برای بیشتر آدم‌ها شفافیت نخواهد داشت. به این دلیل شما باید پیامتان را متناسب با مخاطبان خود تنظیم کنید و توزیع گسترده یک پیام اجازه وقوع تعامل مؤثر را به شما نمی‌دهد (به مدل بازخورد سه W برای خود ابرازی مؤثر در نکته شماره ۱ مراجعه کنید).
جمع‌بندی
در این مقاله با یکسری از نکات مهم درباره خود ابرازی مؤثر، صراحت و شفافیت در ارتباطات کاری‌تان آشنا شدید که به‌کارگیری آن‌ها باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود. از طرفی، مورد استقبال دیگران هم قرار می‌گیرد چراکه باعث صرفه‌جویی در وقت آن‌ها نیز می‌شود. این مراحل ساده می‌توانند نقش بسزایی در تأثیرگذاری شما ایفا کند، چراکه بلافاصله می‌توانید آن‌ها را عملی کنید.
هنگامی‌که در حال خود ابرازی و ارتباط با دیگران هستید، باید اطمینان داشته باشید که پیامتان از وضوح لازم برخوردار است. سؤال بپرسید، بگویید «من می‌خواهم آنچه را که شنیده‌ام بازگو کنم تا مطمئن شوم که کاملاً و درست درک کرده‌ام.» حتی اگر لازم است و شما مخاطب یک پیام هستید، مسئولیت را بپذیرید و از فهمیده شدن درست اطمینان حاصل کنید. پیش بروید و دوباره بررسی کنید تا درنهایت کارهایی انجام شود که با نتایج مورد انتظار و مطلوب، مطابقت داشته باشند.
