چه به‌شکل ارسال یک خبرنامه الکترونیکی، چه به‌شکل ارائه یک گزارش برای مدیران ارشد و یا کار بر روی یک درخواست ویژه برای مشتری، بسیاری از ما، باید پروژه‌های ساده‌ای را به‌عنوان بخشی از مسئولیت‌های روزمره خود تکمیل کنیم.
در نگاه اول، ممکن است این گونه به نظر برسد که این کارها، زیاد نیازمند فکر و برنامه ریزی نیستند، اما گاهی‌اوقات ممکن است در انجام همین پروژه‌ها یک مرحله مهم یا بخش حساسی را نادیده بگیریم که می‌تواند تمام تلاش‌های ما را از بین ببرد.
به‌عنوان‌مثال:
چگونه مطمئن می‌شوید که همه کارهای مربوط به یک پروژه را انجام داده‌اید؟
آیا برای رسیدن به موفقیت در اجرای یک پروژه، اقدامات لازم اولیه، انجام شده است؟
و آیا شما در مورد زمان انجام اقدامات کلیدی یا اقدامات دیگر برای زمان سررسید تاریخ تحویل پروژه، پیش‌بینی روشن و شفافی دارید؟
برنامه عملیاتی چیست؟
برنامه‌های عملیاتی، لیستی ساده از تمام وظایفی هستند که شما برای رسیدن به یک هدف لازم است انجام دهید. آنها با لیست وظایف روزمره (to-do lists) متفاوت هستند، در برنامه‌های عملیاتی، برای دستیابی به یک هدف تمرکز می‌شود. برنامه‌های عملیاتی مفید هستند، چون به شما چارچوبی برای تفکر در مورد نحوه تکمیل موفق یک پروژه ارائه می‌دهند؛ به شما کمک می‌کنند فعالیت‌های خود را با نظم و بدون فراموش کردن مرحله مهمی به پایان برسانید؛ و چون می‌توانید هر اقدامی که تعیین کرده‌اید را در این لیست ببینید، می‌توانید به‌سرعت تصمیم بگیرید که کدام اقدام را لازم است خودتان انجام دهید و کدام اقدام را می‌توانید به شخص دیگری محول کنید و کدام کار را کلا نادیده بگیرید.
نحوه انجام برنامه‌های عملیاتی
هر زمانی که نیاز به برنامه‌ریزی برای یک پروژه کوچک دارید، از یک “برنامه عملیاتی” استفاده کنید. برای اجرای “برنامه عملیاتی”، لیستی از کارهای ساده‌ای که برای رسیدن به هدف‌تان لازم است، تهیه کنید. (این کار با اینکه بسیار ساده است، اما در‌عین‌حال بسیار مفید است!)
برای انجام بهتر این طرح از فرآیند چهار مرحله ای زیر استفاده کنید:
مرحله ۱: شناسایی اقدامات
پیشنهاد میکنم با طوفان فکری شروع کنید:
اولین اقدامی که باید انجام دهید چیست؟
هنگامی‌که این اقدام به طور کامل شد، بعد از آن باید چه کاری انجام شود؟ آیا گام‌هایی وجود دارند که لازم باشد برای رسیدن به ضرب الاجلی خاص یا به دلیل محدودیت‌های خاص زمانی، اولویت‌بندی شوند؟
مرحله ۲: بررسی اقدامات لازم و واگذاری آنها
حالا پروژه را به طور کامل، از ابتدا تا انتها ببینید؛ هر اقدامی را با جزئیات بررسی کنید.
آیا مرحله‌ای وجود دارد که بتوانید حذف کنید اما در رسیدن به هدف خللی وارد ننماید؟
کدام وظایف را می‌توانید به شخص دیگری واگذار نمایید؟
آیا شخص دیگری ( چه در تیم خودتان، یا یک نیروی کار آزاد ) می‌تواند به کار گرفته شود؟
آیا ضرب‌الاجل زمانی برای مراحل خاص وجود دارد؟
آیا نیاز به تعیین و دسته‌بندی منابع اضافی وجود دارد؟
مرحله ۳: دو بار با حروف اختصاری SCHEMES چک کنید
از رمز واژه SCHEMES که به معنی نقشه‌ها نیز هست، برای بررسی اینکه آیا برنامه شما جامع است، یا خیر استفاده کنید. SCHEMES مخفف این کلمات است:
فضا Space
پول نقد Cash
حامیان / مردم Helpers/People
تجهیزات Equipment
مواد Materials
تجربه و تخصص Expertise
سیستم‌ها Systems
لازم نیست برای تکمیل پروژه خود، همه این موارد را در نظر داشته باشید. به‌عنوان‌مثال، برای یک پروژه کوچک داخلی به منظور ساده کردن فرمت گزارش جلسات، ممکن است فقط نیاز به فکر کردن در مورد حامیان/مردم، تخصص‌ها و سیستم‌ها داشته باشید.
توجه داشته باشید:
هنگامی‌که برنامه‌ریزی خود را تکمیل می‌کنید، آن را هنگام انجام کار در کنارتان نگاه دارید و در صورت لزوم آن را با اضافه کردن فعالیت‌های دیگر به روز کنید.
مرحله ۴٫ از “برنامه عملیاتی” خود یاد بگیرید
اگر فکر می‌کنید قرار است که برای مرتبه دوم هدف خاصی را دنبال کنید، پس از اتمام کار در بار اول، در نظر بگیرید که چه‌کاری را می‌توانید بهتر از سری اول انجام دهید و براساس آن طرح خود را تغییر دهید.
به‌عنوان‌مثال، در سری اول زمان کافی برای انجام بعضی از اقدامات اختصاص نداده بودید، ولی این‌بار می‌توانید زمان دقیق‌تری اختصاص دهید.
نکته:
اگر دارید کار مشابهی را برای سری دوم انجام می‌دهید، در نظر بگیرید که برنامه خود را به یک برنامه بهینه شده و یادآور تبدیل کنید.
این برنامه چک لیستی است که شما را به‌تدریج بهبود و ارتقاء می‌دهد تا اطمینان حاصل کنید و به یاد داشته باشید که همه کارهای لازم برای موفقیت پروژه را انجام داده‌اید.
“برنامه عملیاتی” برای پروژه‌های کوچک مفید است، خصوصاً زمانی که ضرب‌الاجل‌ها خیلی مهمی وجود نداشته باشد، یا جائی که نیاز به هماهنگی خاصی با دیگران نیست.
به هر حال همان‌طور که پروژه‌ای رشد می‌کند، شما هم نیاز دارید مهارت‌های برنامه مدیریتی پروژه خود را توسعه دهید و برای پروژه‌های بزرگتر خود را آماده نگه دارید؛ به ویژه اگر مسئول برنامه‌ریزی زمان‌های دیگران هستید یا نیاز به تکمیل پروژه‌ها با ضرب‌الاجل‌های محدود دارید.
نکات کلیدی
- یک برنامه عملیاتی لیستی از کا‌رهایی است که شما برای تکمیل یک پروژه یا هدف ساده انجام می‌دهید.
- برای طراحی یک برنامه، به سادگی لیستی از اقداماتی که برای تکمیل پروژه و یا هدف خود نیاز دارید، به ترتیبی که باید آنها را تکمیل کنید تهیه کنید.
- برای انجام این کار، ابتدا برای هر گام به یک طوفان مغزی نیاز دارید برای یادداشت اقداماتی که باید انجام شوند. سپس، ببینید کدام اقدام می‌تواند حذف و یا واگذار گردد.
- درنهایت، از روش بررسی (فضا، پول نقد، حامیان/ مردم، تجهیزات، مواد، تجربه تخصص و سیستم‌ها) استفاده کنید، تا چک کنید که تمام نقاط حساس و مهم را مورد توجه قرار داده‌اید.
مترجم: ناهید بوداغی
