آیا تا به‌حال در هنگامی‌که چیزی در سازمان‌تان تغییر می‌کند، با خودتان گفته‌اید که « ای کاش بر روی این تغییر، بهتر فکر می‌شد تا الان افراد دچار سردرگمی و شکست نمی‌شدند؟»
یا آیا تا به‌حال در پروژه‌ای حضور داشته‌اید که با حس واپس‌نگری (بازاندیشی) و درد و رنج زیادی به‌همراه بوده است، در صورتی‌که می‌توانستیم با آماده‌سازی بیشتر و برنامه‌‌ریزی از قبل، از بروز این مشکلات جلوگیری کنیم؟
واپس‌نگری یا بازاندیشی (Hindsight) یک تکنیک فوق‌العاده و نوعی تجزیه و تحلیل اثر است. این تکنیک، بسیار مفید و شدیداً مبتنی بر طوفان فکری است که به شما کمک می‌کند تا اثرات کامل یک تغییر پیشنهادی را بررسی نمایید. بنابراین، این امر، بخش مهمی از فرآیند ارزیابی تصمیمات اساسی است.
همچنین، به شما امکان می‌دهد تا مشکلات را قبل از اینکه به‌وجود بیایند، کشف کنید، بهطوریکه بتوانید برنامه‌های احتمالی برای حل مسائل، تدوین نمایید. تفاوت بین مدیریت پروژه به‌خوبی کنترل شده و به ظاهر بی دردسر و آسان و شیوه پیاده‌سازی آن که توسط رئیس، تیم، مشتریان و همکاران شما به‌عنوان یک “عمل تخریب کننده” یا “قتل عام” دیده می‌شود، همین امر است.
توضیح کلی درباره تحلیل اثر به‌عنوان یک ابزار
تجزیه و تحلیل اثر، تکنیک طراحی شده‌ای است که اثرات غیر منتظره و منفی تغییر در یک سازمان را کشف می‌کند.
این تکنیک، رویکردی ساختار یافته برای نگاه کردن به یک تغییر پیشنهادی ارائه می‌دهد، بهطوریکه شما می‌توانید بسیاری از اثرات و یا پیامدهای منفی تغییر مورد نظر را شناسایی کنید. اولاً این تکنیک، یک ابزار مهم برای ارزیابی اجرای یک پروژه یا عدم اجرای آن است. دوم اینکه در هنگام تصمیم‌گیری، به شما کمک می‌کند تا هرگونه مسائل جدی که ممکن است به وجود بیایند را مدیریت کنید.
سازمان‌ها اغلب اوقات، تجزیه وتحلیل اثر را انجام نمی‌دهند. به‌همین دلیل است که بسیاری از پروژه‌ها به شکست می‌انجامند. در واقع پیامدهای پیش‌بینی نشده باعث شکست پروژه می‌شوند.
چالش تجزیه و تحلیل اثر
چالش اصلی در انجام تجزیه و تحلیل اثر، ابتدا شناسایی و سازماندهی تمام پیامدهای احتمالی یک تصمیم است و سپس، حصول اطمینان از مدیریت درست این پیامدها می‌باشد. برای اخذ تصمیم‌های کوچکتر، می‌توان به تنهایی و پشت میز خود از این تکنیک استفاده کرد. اما برای اخذ تصمیم‌های بزرگتر یا ریسک‌پذیرتر، بهتر است این تحلیل با یک تیم با تجربه و با افرادی از زمینه‌های کاربردی مختلف درون سازمان، انجام شود. در این‌صورت، احتمال شناسایی تمامی پیامدهای تصمیم، بیشتر از حالتی خواهد بود که به تنهایی تحلیل را انجام دهید.
نحوه انجام تجزیه و تحلیل اثر
برای انجام یک تحلیل اثر، مفید و مؤثر، باید مراحل زیر را اجرا نمایید:
- آماده شدن برای تجزیه و تحلیل اثر
اولین قدم این‌است که یک تیم خوب با دسترسی به منابع اطلاعاتی مناسب تشکیل دهیم. اطمینان حاصل کنید که پروژه یا راه‌حل پیشنهادی به روشنی تعریف شده باشد و به هرکسی که در فرآیند ارزیابی شرکت می‌کند، به‌طور واضح درباره راه حل‌های پیشنهادی و مشکل مورد نظر، آگاهی و اطلاع داده شود.
- طوفان فکری برای حوزه‌های اصلی تحت تأثیر
در ابتدا فن طوفان فکری را برای حوزه‌های مهم تحت تأثیر تصمیم یا پروژه به‌کار ببرید و در مورد چیزهایی که ممکن است تحت تأثیر قرار بگیرند، فکر کنید.
سازمان‌های مختلف دارای حوزه‌های مختلفی هستند؛ به‌همین دلیل است که صرف کمی وقت برای انجام فن طوفان فکری در سطح بالا، بسیار مهم و ارزشمند است.
رویکردهای متفاوتی را که ممکن است به‌عنوان نقطه شروع برای شناسایی حوزه‌های مورد استفاده، و حوزه‌های اصلی تحت تأثیر، مفید باشند را مشخص نمایید.
چند چارچوب مختلف را در نظر بگیرید که شما می‌توانید از آنها به‌عنوان نقطه شروع برای اجرای فن طوفان فکری و تجزیه و تحلیل اثر استفاده کنید. چارچوبی که برای شما مهم‌تر است را انتخاب کنید، آنها را به‌طور مناسب ترکیب کرده و با هم منطبق نمایید و سپس سایر نواحی که بیشتر مربوط به آنها هستند را انتخاب کنید.
و به یاد داشته باشید تا آنجا که ممکن است افرادی‌که احتمالاً تحت تأثیر این تصمیمات قرار خواهند گرفت را نیز در این فرآیند شرکت دهید. یعنی افرادی‌که بیشتر تحت تأثیر پیامد تصمیم‌هایی که شما گرفته‌اید قرار دارند.
الف: رویکرد سازمانی:
- تأثیر بر بخش های مختلف.
- تأثیر بر فرآیندهای مختلف کسب و کار.
- تأثیر بر گروه‌های مختلف مشتری.
- تأثیرات بر گروه‌های مختلف از افراد.
ب: رویکرد ۷S مک کینزی:
استفاده از رویکرد معروف ۷S مک کینزی
این رویکرد، برای تفکر در مورد چیزهایی که برای یک سازمان مهم هستند، کاربرد دارد:
- استراتژی (Strategy)
- ساختار (Structure)
- سیستم‌ها (Systems)
- ارزش‌های مشترک (Shared Values)
- مهارت‌ها (Skills)
- سبک‌ها (Styles)
- کارکنان (Staff)
ج: رویکرد مبتنی بر ابزارها
در اینجا بین تجزیه و تحلیل اثر و برخی از ابزارهای دیگر که ما آنها را به‌عنوان ابزارهای ذهنی معرفی کردیم، همپوشانی زیادی وجود دارد مانند تحلیل ریسک، نمودا‌رهای احتمالات ریسک یا اثر و تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان.
- شناسایی همه حوزه‌ها
اکنون، برای هر یک از حوزه‌های مهم شناسایی شده، تمام عناصر مختلفی را که می‌توانند تحت تأثیر قرار گیرند، مشخص نمایید. به‌عنوان مثال، اگر به‌دنبال بخش‌ها هستید، تمام بخش‌های سازمان خود را لیست کنید. اگر به دنبال فرآیندها هستید، تمام فرآیندهای کسب و کار را که در آن فعالیت می‌کنید را فهرست نمایید. مثلاً از فرآیند تجارب مشتری شروع کنید و سپس فرآیندهای پشتیبانی کننده از آن در کسب و کار را نیز ذکر کنید.
میزان توانایی شما در انجام این‌کار، بستگی به مقیاس تصمیم و زمان در دسترس دارد. فقط مطمئن شوید که شما به اندازه کافی اما بدون توجه بیش از حد به جزئیات ریز، به همه حوزه‌ها پرداخته‌اید.
- ارزیابی اثرات
پس از ذکر همه گروه‌های افراد و هر چیزی که در سطح مناسبی از جزئیات تحت تأثیر قرار می‌گیرند، گام بعدی این‌است که از طریق این لیست‌ها به شناسایی و فهرست کردن اثرات منفی و مثبت تصمیم‌گیری و برآورد شدت اثر و پیامدهای تصمیم‌گیری بپردازید.
- مدیریت پیامدها و عواقب
اکنون زمان آن است که از این اطلاعات در عمل استفاده کنیم.
اگر از تجزیه و تحلیل اثر به‌عنوان بخشی از فرآیند تصمیم‌گیری استفاده می‌کنید، لازم است که ارزیابی نمایید آیا می‌خواهید پروژه و یا تصمیم پیشنهادی را عملی کنید یا خیر. شما باید از خودتان بپرسید که ارزش اجرای پروژه با توجه به عواقب و پیامدهای منفی آن و با توجه به هزینه مدیریت این عواقب منفی چقدر است.
اگر شما در حال مدیریت پروژه‌ای هستید که قبلاً تدوین شده است، باید به موارد ذیل فکر کنید:
- اقداماتی که باید برای مدیریت یا کاهش این پیامدها انجام دهید.
- نحوه آماده سازی افراد تحت تأثیر به‌منظور درک تغییر و حمایت از آن، به جای مبارزه با آن.
- استراتژی احتمالی مورد نیاز برای مدیریت وضعیتی که پیامدها و عواقب منفی را ایجاد می‌کند.
نکته:
به یاد داشته باشید که در انزوا و با کناره گیری، تغییرات کمی را می‌توان ایجاد کرد. اثرات ناشی از تغییرات نیز، می‌توانند توسط سایر چیزهایی‌که در حال انجام هستند، کاهش یابند یا تقویت شوند. هنگام فکرکردن درباره اثرات و پیامدها، به زمینه‌ای که درآن کار می‌کنید و همچنین به نحوه واکنش افرادی که در آن تغییر مؤثرند چه به‌صورت فعالیت در راستای آن و چه در حالت مقاومت نسبت به آن اثرات و پیامدها نیز فکر کنید.
ترجمه: ناهید بوداغی:
