استفاده از مدل موقعیت–رفتار–تأثیر (SBI)™ برای درک نیت
هنگام ارائه بازخورد، روش ساده‌ی SBI را به خاطر داشته باشید: موقعیت را روشن کنید، رفتار را توصیف کنید و سپس تأثیر آن را بیان کنید. سپس، در صورت تمایل، می‌توانید با پرس‌وجو به واکاوی بین نیت و تاثیر بپردازید.
چگونه از روش SBI برای ارائه بازخورد و واکاوی نیت در برابر تأثیر استفاده کنیم؟
وقتی فردی شما را ناامید می‌کند، آنچه را از او انتظار داشته‌اید را انجام نمی‌دهد، یا به هر نحوی شما را مأیوس می‌کند، چه می‌کنید؟
اگر مانند بیشتر افراد باشید، معمولاً فرض‌هایی می‌کنید که مثبت نیستند: «این آدم اهل کار تیمی نیست… تنبل است… برایش اهمیتی ندارد… یا اصلاً موضوع را درک نمی‌کند.»
و سپس بر اساس این فرض‌ها عمل می‌کنید: «خودم یک راه‌حل جایگزین پیدا می‌کنم… از فرد دیگری می‌خواهم کار را انجام دهد… مسئولیت‌ها را دوباره تعریف می‌کنم… اقدامات انضباطی را آغاز می‌کنم.»
ما اغلب حتی متوجه نمی‌شویم که در ذهن خود درباره افراد روایت‌هایی می‌سازیم، به‌ویژه زمانی که آنها ما را ناامید می‌کنند. این اتفاق دائماً رخ می‌دهد. ما رفتاری را مشاهده می‌کنیم، فرض می‌کنیم می‌دانیم چرا فرد مقابل به این شیوه‌ی خاص رفتار کرده است و سپس بر اساس همان فرض‌ها واکنش نشان می‌دهیم.
اما می‌توان از طریق یک گفت‌وگوی شفاف‌کننده از بسیاری از مشکلات پیشگیری کرد. گرچه افراد معمولاً قصد دارند کار درست را انجام دهند، گاهی در مسیر، چیزی دچار آشفتگی یا سوءبرداشت می‌شود و تأثیری که ایجاد می‌شود با آنچه نیت فرد بوده، فاصله زیادی پیدا می‌کند.
تنها راه برای اینکه بدانیم فردی چه نیتی داشته، این است که از خود او بپرسیم؛ و تنها راه برای اینکه به فردی نشان دهیم رفتار او چه تأثیری داشته، این است که این موضوع را به او بگوییم.
بااین‌حال، این گفت‌وگوهای مهم به‌ندرت اتفاق می‌افتند و ما روزهای خود را در میان درهم‌تنیدگی‌ای از برداشت‌های نادرست و رفتارهایی مبتنی بر فرض‌های اشتباه سپری می‌کنیم.
شما به‌عنوان یک رهبر، چگونه گفت‌وگوهای دشوار را مدیریت می‌کنید تا بفهمید چرا فردی تصمیم گرفته است به شیوه‌ای خاص رفتار کند؟ ما استفاده از روش پژوهش‌محور و بسیار شناخته‌شده‌ی خود برای ارائه بازخورد را توصیه می‌کنیم: موقعیت–رفتار–تأثیر (SBI)™.
مزایای استفاده از SBI برای ارائه بازخورد و بررسی تفاوت میان تأثیر و نیت، روشن است. استفاده از روش SBI به هر دو طرف کمک می‌کند تا با فرایند بازخورد احساس راحتی بیشتری داشته باشند. پژوهش‌های ما درباره بازخورد نشان می‌دهد که SBI اضطراب مربوط به ارائه بازخورد و همچنین حالت تدافعی دریافت‌کننده هنگام دریافت بازخورد را کاهش می‌دهد. همچنین دریافتیم که کارکنان، مدیران را زمانی اثربخش‌تر ارزیابی می‌کنند که مدیران با تعدد بیشتری بازخورد ارائه می‌دهند.
موقعیت–رفتار–تأثیر به چه معناست؟
روش موقعیت–رفتار–تأثیر (SBI) برای ارائه بازخورد به یک فرد، ساده و سرراست است. شما صرفاً:
۱. موقعیت را شفاف می‌کنید؛
۲. رفتار مشخص و مشاهده‌شده را توصیف می‌کنید؛
۳. تأثیر آن رفتار بر خودتان را شرح می‌دهید.
چگونه می‌توانید از این روش با اعضای تیم استفاده کنید؟
مدل بازخورد SBI هنگام گفت‌وگوهای مرتبط با استعداد و عملکرد کارکنان یا هنگام ارائه انواع مختلف بازخورد مفید است؛ به مثال‌های زیر توجه کنید:
۱. موقعیت:
موقعیت مشخصی که رفتار در آن رخ داده است را توصیف کنید. از کلی‌گویی‌هایی مانند «هفته گذشته» اجتناب کنید، زیرا چنین عباراتی می‌توانند منجر به سردرگمی شوند.
مثال: «امروز صبح، در جلسه تیم در ساعت ۱۱…»
۲. رفتار:
رفتار واقعی و قابل مشاهده را توصیف کنید. به واقعیت‌ها پایبند بمانید. هیچ نظر یا قضاوتی را وارد توصیف خود نکنید.
مثال: «وقتی داشتم درباره بودجه ماهانه با تیم صحبت می‌کردم، صحبت من را قطع کردی.» به‌جای: «تو بی‌ادب بودی.»
۳. تأثیر:
نتایج حاصل از رفتار را توصیف کنید. از آنجا که شما دقیقاً آنچه اتفاق افتاده را توصیف می‌کنید و احساس واقعی خود را توضیح می‌دهید — نه اینکه قضاوت خود را مطرح کنید — احتمال بیشتری وجود دارد که شنونده بتواند پیام شما را درک و دریافت کند. اگر تأثیر رفتار مثبت بوده است، کلماتی مانند «خوشحال» یا «مفتخر» به برجسته‌کردن موفقیت حاصل از آن رفتار کمک می‌کنند. اگر تأثیر رفتار منفی بوده و لازم است آن رفتار متوقف شود، می‌توانید از کلماتی مانند «نگران» یا «دردسرساز» استفاده کنید.
مثال: «وقتی بدون اینکه از تو خواسته شود آن مسئله را پیگیری کردی، تحت تأثیر قرار گرفتم.» یا: «وقتی صحبت من را قطع کردی، احساس کلافگی کردم، چون رشته افکارم را برید.»
اثربخشی روش موقعیت–رفتار–تأثیر زمانی افزایش می‌یابد که بازخورد، که ماهیتی یک‌طرفه دارد، با پرس‌وجو درباره نیت همراه شود؛ زیرا این کار گفت‌وگو را به فرایندی دوطرفه تبدیل می‌کند.
ایجاد اعتماد از طریق بررسی نیت در برابر تأثیر با استفاده از SBII
گسترش روش SBI برای بازخورد با هدف پرس‌وجو درباره نیت
گسترش ابزار موقعیت–رفتار–تأثیر (SBI) برای ارائه بازخورد و تبدیل آن به موقعیت–رفتار–تأثیر–نیت (SBII) به شما امکان می‌دهد گفت‌وگویی داشته باشید تا درباره نیت‌های پشت اعمال یا رفتارهای یک فرد اطلاعات بیشتری کسب کنید. پرس‌وجو درباره نیت می‌تواند نشان‌دهنده‌ی رهبری مبتنی بر شفقت باشد و از حرکت در مسیری اشتباه بر اساس فرض‌های نادرست جلوگیری کند. برای انجام این کار، کافی است یک مرحله نهایی به مدل موقعیت–رفتار–تأثیر اضافه کنید:
۴. نیت
درباره نیت اولیه فرد پرس‌وجو کنید. دعوت از فرد برای اینکه توضیح دهد از چه دیدگاهی و با چه قصدی عمل کرده است، به شما کمک می‌کند تجربه او از آن موقعیت را بهتر درک کنید و با یکدیگر فاصله میان نیت و تأثیر را بررسی کنید؛ در نتیجه، اعتماد و درک متقابل بیشتری ایجاد می‌شود.
مثال: «امیدوار بودی با انجام آن کار به چه چیزی برسی؟» یا: «چه چیزی در ذهنت می‌گذشت؟»
سپس، هنگامی که فرد دیدگاه خود را با شما در میان می‌گذارد، به‌طور فعال به او گوش دهید. معمولاً راه‌حل‌های ساده پس از این مرحله شکل می‌گیرند.
پرسیدن درباره نیت همچنین نقطه‌ای است که کوچینگ مؤثر از آن آغاز می‌شود. هنگامی که درباره نیت، انگیزه یا آنچه در پس یک عمل قرار دارد پرس‌وجو می‌کنید، در واقع وارد یک گفت‌وگوی کوچینگی می‌شوید؛ گفت‌وگویی که می‌تواند بسیار پیش از ارزیابی عملکرد یا یک گفت‌وگوی انضباطی، تفاوتی مثبت ایجاد کند.
بنابراین، دفعه بعد که لازم است به فردی بازخورد بدهید، به‌جای فرضیه‌سازی، صرفاً با او گفت‌وگو کنید. و به خاطر داشته باشید که از موقعیت–رفتار–تأثیر–نیت (SBII) استفاده کنید.
منبع:
https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/closing-the-gap-between-intent-vs-impact-sbii