موسسه بیزینس اینسایدر در سال 2017 نتایج تحقیقی را منتشر کرد که در آن نقش هر کارمند را در میزان سود شرکتهای برتر در زمینه تکنولوژی مشخص می‌کرد. نتایج نشان داد مهم‌ترین دارایی این شرکت‌ها که به طور مستقیم روی سود آن‌ها تاثیر دارند، کارمندان هستند. به همین خاطر آن‌ها بیشترین سرمایه‌گذاری‌ها را به عملکرد کارکنان شان اختصاص می‌دهند.
شرکت اپل، صدرنشین این تحقیق، به ازای هر کارمند به طور متوسط 1.85 میلیون دلار درآمد دارد. شرکت بعدی فیس بوک است که حدود 1.62 میلیون دلار به ازای هر کارمند درآمد دارد و سپس شرکت مادر گوگل، Alphabet که حدود 1.25 میلیون دلار به ازای هر کارمند درآمد دارد.
هر کارمند یک سرمایه ارزشمند برای سازمان محسوب می‌شود و برای هر کسب‌وکاری مهم است که نرخ بازگشت این سرمایه را محاسبه کند و روی بهبود عملکرد کارکنان خود سرمایه‌گذاری کنند.
عملکرد کارکنان یعنی اینکه یک کارمند چطور وظایفش را انجام می‌دهد یا نقش کلیدی‌اش را ایفا می‌کند. عملکرد به تاثیرگذاری، کیفیت، کارایی و بازدهی مربوط است وبه ارزیابی میزان ارزشمند و مفید بودن کارمندان برای سازمان کمک می‌کند.
در این مقاله ابتدا در مورد این صحبت می‌کنیم که چطور مانند شرکتهای بزرگ دنیا میزان عملکرد کارمندان را بسنجیم و سپس راهکارهایی را توضیح می‌دهیم که با آن‌ها می‌توانیم عملکرد کارکنان مان را بهبود دهیم.
3 شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان
اندازه‌گیری میزان عملکرد کارکنان متناسب با نقش‌ها و دپارتمان‌هایی که در آن مشغول هستند، می تواند متفاوت باشد؛ اما به طور کلی٫ 3 شاخص برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد:
الف- سرعت و کارایی (کارآمدی)
هر کارمند به طور میانگین در یک روز، هفته، ماه یا فصل چه مقدار کار (چند ساعت کار مفید یا چه حجمی از یک پروژه) انجام می‌دهد؟ آیا برای بهبود سرعت و کارایی آن کارمند راهکاری وجود دارد؟ شاید برای اداره کردن یا استفاده از منابع موانعی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را برطرف کرد یا می‌توان در محیط کار یا روش انجام دادن پروژه‌ها تغییراتی انجام داد.
ب – کیفیت و عمق
عملکرد کارمند در مقایسه با همکارانش در همین نقش، چگونه است؟ آیا به همان خوبی است؟ آیا کارمند شما نتیجه منحصربه فردی ایجاد می‌کند یا ارزش افزوده‌ی بیشتری دارد؟
ج – اعتماد و مداومت
آیا کارمند شما می‌تواند تصمیمات مناسب بگیرد و وظایفش را به موقع انجام دهد؟ آیا لازم است که با دقت بیشتری مدیریت شود یا خودش می‌تواند کارهایش را مدیریت کند؟
آیا فقط پتانسیل رشد دارد یا فعالانه در حال رشد مداوم است؟
همه کارکنان (و سوپروایزرهای آنان) باید با اهداف و انتظارات سازمان همسو باشند تا بتوانند معیارها و اهداف کلیدی سازمان را پوشش دهند. با سازماندهی اهداف و زمان‌بندی‌های دقیق آن‌ها، کارمندان شما می‌توانند انتظاراتی که از آن‌ها می‌رود را به طور شفاف درک کنند و شما می‌توانید میزان عملکرد کارکنان تان را به خوبی بسنجید.
پس از اینکه شاخص‌هایی برای ارزیابی عملکرد کارکنان تعیین کردیم، حالا برویم سراغ چگونگی ارزیابی عملکرد کارکنان و ببینیم با چه راه‌هایی می‌توانیم ارزیابی موثری از عملکرد آن‌ها داشته باشیم.
چگونه از عملکرد کارکنان ارزیابی موثری داشته باشیم؟
می‌خواهیم دو روش عالی برای ارزیابی عملکرد به شما آموزش دهیم. از بین گزینه‌ها، خودتان انتخاب کنید کدام روش، به شما جواب بهتری می‌دهد و عملکرد کارکنان شما را بهتر ارزیابی می‌کند:
1- روش رتبه‌بندی یا مقیاس‌بندی
این روش برای جایگاه‌های شغلی‌ای مناسب است که چند همکار مشغول به فعالیت هستند. در این روش شما معیارهای سنجشی تعیین می‌کنید و به صورت نمودار برای هر فرد میزانی را تعیین می‌کنید. با این کار شما به سادگی امکان مقایسه عملکرد کارکنان را خواهید داشت.
اینجا ما چند معیار را برای نمونه بیان می‌کنیم:
شاخص‌ها می‌توانند زمان انجام پروژه، کیفیت انجام کارها، سرعت انجام کارها، کیفیت ارائه نتایج به مدیران، کیفیت کار تیمی، میزان حمایت از همکاران، میزان تاب‌آوری در شرایط پرچالش و تعهد به انجام کارها حتی خارج از ساعت کاری.
شما می‌توانید بنابر شرایط کاری و نوع صنعتی که در آن فعالیت دارید، شاخص‌هایی را اضافه یا کم کنید.
سپس این شاخص‌ها را در یک نمودار فهرست کنید و در محور دیگر مقیاس‌های عددی قرار دهید. مقیاس‌هایی بین ۱ تا ۵ که 1 کمترین و ۵ بیشترین سطح عملکرد را نمایش می‌دهد.
طی چند هفته شاخص‌ها را در میان کارمندان‌تان رصد کنید و بعد از ارزیابی شاخص‌های مختلف نقاط بهبود همکاران‌تان را در یک جلسه طوفان فکری با آن‌ها به اشتراک بگذارید و با هم برای بهبود آن‌ها همفکری کنید.
همچنین می‌توانید نمودار مشابهی برای خودتان یا سرپرستان طراحی کنید و از کارمندان بخواهید آن را پر کنند. همچنین می‌توانید از آن‌ها بخواهید در تعیین شاخص‌ها با شما همفکری کنند.
این روش به شما کمک می‌کند تا ببینید کجا جایی برای بهبود عملکرد و ارتباط بهتر وجود دارد.
البته کارایی این روش به بستری سازمان و تیم‌های کاری بستگی دارد. هر چه بستر اعتماد و امنیت بیشتری حاکم باشد، طبیعتا اعضا در بهبود عملکرد همکاران تاثیر بیشتری خواهند داشت و برعکس، در تیم‌هایی که رقابت ناسالم و زیرآب‌زدن وجود دارد، احتمالا این روش ابزاری خواهد بود برای نابرابری و حق‌خوری.
2- روش ارزیابی تیمی
این روش به درد تیم‌هایی می‌خورد که مدیرشان توانایی اعضا را درک نمی‌کند. این روش می‌تواند فرصت ارزشمندی باشد که به رهبران امکان می‌دهد داده‌های مهم و کلیدی‌ای درباره کارمندان خود به دست بیاورند. داده‌هایی که از زاویه دید افرادی با نگاه‌های متفاوت جمع‌آوری می‌شود.
در این روش از تیم خود می‌خواهید نظراتشان را راجع به همکاران خود بیان کنند و عملکرد همدیگر را ارزیابی کنند. بهتر است این ارزیابی به صورت مخفیانه انجام شود و اسم افراد نظردهنده مخفی باقی بماند تا با احساس امنیت کامل برداشت‌های صادقانه خود را ارائه کنند.
بعد از اینجام این دو روش و ارزیابی عملکرد کارکنان، شما لیستی از نقاط قابل بهبود آن‌ها به دست می‌آورید. حالا با این لیست باید چه کار کنیم؟
می‌رسیم به مرحله بهبود عملکرد کارکنان.
7 راهکار برای تقویت و بهبود عملکرد کارکنان
چه رهبر یک تیم باشیم، چه عضو دیگری از آن، اینکه بتوانید عملکرد خود و هم‌تیمی‌های‌تان را بسنجید و فرصت‌های پیشرفت آن‌ها را رصد کنید، بسیار مهم است.
هر دو، هم رهبر و هم کارمند، لازم است همیشه درباره وضعیت عملکرد خود بدانند. اگر وضعیت مطلوبی مشاهده نمی‌کنند یا زمان ارتقائشان فرا رسیده، وقت انجام اقداماتی برای بهبود کیفیت و بهره‌وری آنهاست.
در ادامه 7 راهکار برای تقویت و بهبود عملکرد کارکنان ارائه می‌دهیم:
1- یک جلسه طوفان فکری با کارمند و سرپرست او ترتیب دهید:
هر چه انتظارات شفاف‌تر باشد، امکان ارزیابی دقیق‌تری وجود خواهد داشت و بستر امن‌تری هم برای همکاری به وجود خواهد آمد. جلسات غیررسمی که طرفین می‌توانند خارج از چارچوب‌های عرف، درباره احساسات و دغدغه‌های شخصی‌شان صحبت کنند، مرزها را کم‌رنگ‌تر و فاصله‌ها را کمتر می‌کند و اجازه می‌دهد کارکنان نظرات، چالش‌ها و موانع‌شان را راحت‌تر بیان کنند.
در گفت‌وگو با کارمند خود ممکن است متوجه شوید که او نسبت به اهداف شرکت به شفافیت لازم نرسیده یا احساس ارزشمندی نمی‌کند، یا در نقشی که هست به خوبی و به طور موثری حمایت نمی‌شود.
2- از حدس زدن و استفاده از مفروضات بپرهیزید:
نکته‌ی مهم این است که بر اساس داده صحبت کنید. اگر معتقدید عضوی از تیم شما باید عملکرد خود را بهبود دهد، برایش دلیل بیاورید. ابتدا با یکی از دو روشی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم عملکرد همکاران‌تان را ارزیابی کنید، سپس با استناد به آمار و داده‌های قابل اتکا پیشنهاد بهبود عملکرد را با او در میان بگذارید.
3- ارتباط مستمر را حفظ کنید و کارمندان را به ایجاد آن تشویق کنید:
برقراری ارتباط موثر و شفاف برای افزایش عملکرد کارکنان لازم و حیاتی است. دادن و گرفتن بازخورد منفی هم برای مدیران و هم کارمندان چالش برانگیز، ناراحت‌کننده و موذب‌کننده است، اما برای ساختن یک محیط شفاف و برقراری یک ارتباط بی‌واسطه باید پی این سختی و چالش را به تن‌تان بمالید.
انتظار تغییر و پیشرفت از کارمندان بدون دادن بازخوردهای مشخص و واضح و تعیین نقاط شفافی برای بهبود، بسیار غیرواقع‌بینانه است.
همان‌قدر که اعضای تیم خود را به رساندن به‌موقع پروژه‌ها تشویق می‌کنید، لازم است آن‌ها را به دیدن چشم‌اندازهای شخصی‌شان در کار هم تشویق کنید.
فرهنگ سازمانی‌ای که به اشتراک‌گذاری ایده‌ها پاداش می‌دهد، می‌تواند انرژی تیم را افزایش دهد، به پرورش نوآوری کمک کند و سطح عملکرد کارکنان را ارتقاء دهد.
4- محیط کاری مثبت ایجاد کنید:
بر اساس تحقیقات سایت تایم داکتر کارمندانی که در محیط کاری خود خوشحال‌ترند، عملکرد بهتری دارند.
اگر خودتان محیط کاری مرتب و خلوت و آرامی داشته باشید، کارمندان‌تان هم رفتار شما را تقلید می‌کنند. آن‌ها از شما یاد می‌گیرند و محیطی شبیه به آن را برای خود مهیا می‌کنند.
اما اگر ذهن‌تان مرتب نباشد و در پی آن محیط شلوغ و آشفته‌ای بسازید، آشفتگی سراسر تیم شما را دربرمی‌گیرد و عملکرد کارکنان تان را تحت تاثیر قرار خواهد داد.
5- آموزش را به برنامه همیشگی تیم‌تان تبدیل کنید:
معمولا وقتی یک فرد جدید به تیم شما اضافه می‌شود، همه هوایش را دارند و مراقبش هستند که کاری را اشتباه انجام ندهد. همه به عنوان یک جدیدالورود به او آموزش می‌دهند و برای انجام درست کارها او را راهنمایی می‌کنند.
اما این آموزش و راهنمایی بعد از مدتی متوقف می‌شود. بعد از مدتی نه تنها از راهنمایی خبری نیست، بلکه خبری هم از هیچ‌گونه آموزشی نیست. این در حالی است که آموزش مداوم یک دلیل مهم برای بالا نگه داشتن انگیزه و اشتیاق کارکنان است و کمک می‌کند آن‌ها با مسیرهای جدید زودتر مانوس شوند و به کارشان نزدیک و نزدیک‌تر شوند.
یادگیری مداوم باعث می‌شود که کارکنان اطلاعات تازه دریافت کنند و با این اطلاعات جدید به‌روز بمانند و اگر اطلاعاتی از ابتدای ورود به جا مانده باشد، آن را در ادامه مسیر دریافت کنند.
6- از ابزارها کمک بگیرید:
خوشبختانه فعالیت در حوزه دیجیتال، این امکان را می‌دهد که بتوانید عملکرد کارکنان را با داده‌های نسبتا دقیق، اندازه‌گیری کنید. این را نمی‌گویم که خدایی نکرده فکر کنید، قرار است مو را از ماست بکشیم و فضای نفس کشیدن را هم از کارمندمان بگیریم.
اما اگر در ثبت زمان انجام پروژه‌ها نیاز به ابزار کمکی دارید یا برای رصد میزان زمانی که هر کس به انجام هر پروژه اختصاص داده می‌توانید از نرم‌افزارهایی مانند جیرا استفاده کنید.
یا اگر تعداد تسک‌ها (اقدامات) اعضای تیم شما زیاد است و ترس این را دارید که بعضی از اقدامات فراموش شوند، از ترللو استفاده کنید.
یا اگر با یک پروژه طولانی‌مدت سر و کار دارید که لازم است هر کس بداند که در چه تاریخی چه کاری را باید انجام دهد، احتمالا نقشه راه (Road Map) نرم‌افزار کلیک‌آپ خیلی به کارتان بیاید.
و اگر هم دغدغه‌ی برقراری عدالت بین اعضای تیم را دارید و می‌خواهید زمانی را که هر کس روی پروژه گذاشته را با دقت بسنجید از ابزارمدیریت زمان گوگل یا ابزارهای دیگر مدیریت زمان استفاده کنید.
باز هم تکرار می‌کنم: کارکنان با معیارهای واضح و مشخصی که قابل اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل هستند، بهتر می‌توانند بر خود مدیریت داشته باشند و عملکرد خود را نظارت کنند. این کار، هم باعث توانمندسازی کارکنان می‌شود و هم سطوح بالاتری از انگیزه و باور به اینکه در حال انجام کاری بزرگ و مهم هستند را به همراه دارد.
7- از کوچینگ عملکرد استفاده کنید:
به طور کلی مردم بیشتر زمانی باانگیزه و مولد هستند که احساس حمایت شدن و ارزشمند بودن دارند و منابع کافی در اختیارشان قرار می‌گیرد. مدیریت عملکرد کارکنان نیازمند درک عمیق هر کدام از آنهاست. اینجاست که کوچینگ می‌تواند با مهارت‌ها و ابزارهایی که در اختیار شما قرار می‌دهد، می‌تواند مکمل خوبی برای مدیریت‌تان در اختیارتان بگذارد.
در مقاله انواع سبک‌های کوچینگ به طور مفصل درباره این سبک جدید مدیریتی صحبت کرده‌ایم. کلیک کنید و آن مقاله را هم بخوانید.
ترجمه: حریر شمس
بازنویسی: امیرحسین قاضی
