شایستگی و صلاحیت چه تفاوتی دارند؟ – اهمیت شایستگی در مدیریت منابع انسانی

خیلی از سازمان‌ها زمانی که نیاز به استخدام نیروی جدید داشته باشند، صرفاً به مهارت‌های تخصصی او توجه می‌کنند؛ اما اصولاً سازمان‌ها و شرکت‌هایی که یک مدیر منابع انسانی باتجربه دارند، به جز مهارت‌های سخت یا همان مهارت‌های تخصصی، به مهارت‌های نرم و ارتباطی او هم توجه می‌کنند. چنین سازمان‌هایی درک کرده‌اند که چقدر این مهارت‌های نرم روی موفقیت نیرو در جایگاه شغلی تأثیر دارد. به طور کلی، هر فرد برای رسیدن به جایگاه موردنظرش ملزم به داشتن صلاحیت است اما وجود شایستگی در او الزامی نیست. بااین‌وجود، شایستگی درنتیجه نهایی کار تأثیر به‌شدت زیادی دارد. صلاحیت به معنی دارا بودن ویژگی‌های الزامی برای به دست آوردن یک جایگاه یا شغل است؛ در مقابل، شایستگی‌، دسته‌ای از ویژگی‌های رفتاری فرد هستند که به او کمک می‌کنند به بهترین شکل ممکن بتواند در جایگاه گفته‌شده فعالیت کند. در این مقاله بیشتر در مورد تعریف، اهمیت و تفاوت صلاحیت‌ و شایستگی‌ صحبت می‌کنیم.

تعریف صلاحیت و شایستگی

کلمه صلاحیت یا همان صلاحیت شغلی را می‌توان مترادف شایستگی فنی هم دانست. صلاحیت به معنی دسته‌ای از توانایی‌ها، مهارت‌ها و حتی تجربه‌هایی است که یک انسان برای رسیدن به یک شغل باید آن‌ها را داشته باشد. این مهارت‌ها اصولاً مهارت‌های سخت هستند که فرد می‌تواند آن‌ها را با شرکت در دوره‌های آموزشی، کارآموزی یا باتجربه در کار یاد بگیرد.

مثلاً ممکن است در یک شرکت بخواهند به فردی سِمت مدیر بازاریابی دیجیتال را بدهند. این فرد در صورتی صلاحیت مشغول شدن در این کار را دارد که مهارت‌های زیر را از قبل فراگرفته باشد:

• بازاریابی ایمیلی،
• بازاریابی محتوا،
• سئو سایت،
• تولید محتوای سایت و شبکه‌های اجتماعی،
• و…

اگر فرد موردنظر یکی یا چند تا از این مهارت‌های سخت را بلد نباشد، قطعاً صلاحیت ندارد که به این جایگاه شغلی برسد.

شایستگی (competency) به معنی وجود یک سری مهارت‌های نرم و همین‌طور ویژگی‌های شخصیتی موردنظر مثل مسئولیت‌پذیری، پشتکار و… در فرد است. وجود این مهارت‌ها باعث می‌شود فرد عملکردی ارائه کند که از سطح انتظار مدیران و سازمان بیشتر است و عملاً نتایج فوق‌العاده را سبب می‌شود. به‌عنوان‌مثال:

تصور کنید شرکت شما یک مدیر دیجیتال مارکتینگ دارد؛ در این ماه فرد گفته‌شده نزدیک به 100 میلیون تومان از بودجه‌ای که در اختیار دارد را برای تبلیغات در تلگرام هزینه می‌کند؛ اما در اواسط این کمپین تبلیغاتی، به ناگهان تلگرام فیلتر شده و عملاً بخش اعظمی از بودجه و نتیجه کار در خطر می‌افتد.

اگر مدیر دیجیتال مارکتینگ شما دارای شایستگی باشد، می‌تواند با اتکا به مهارت‌هایی مثل مدیریت بحران، تصمیم‌گیری و… این مشکل را مدیریت کرده و با تدبیرش از افزایش ضرر مالی جلوگیری ‌کند.

به عنوان مثالی دیگر، یکی از سایت‌های آموزشی کشور اغلب درآمدش از برگزاری سمینارهای حضوری است؛ اما به‌محض همه‌گیر شدن ویروس کرونا و تعطیلی سمینارها، این کسب‌وکار به‌شدت به خطر افتاد. مدیر شرکت که شایستگی لازم را داشت، تمامی فعالیت و تمرکزش را روی اینستاگرام گذاشت و در همین حین تصمیم گرفت سریعاً مهارت کار با سیستم‌های آنلاین را یاد بگیرد.

به‌این‌ترتیب علاوه بر اینکه با پایه‌ریزی سیستم‌های سمینار آنلاین، شرکت را از بحران نجات داد، توانست با فعالیت قدرتمند در اینستاگرام تعداد زیادی فالوئر به دست آورده و عملاً بحران را به فرصت تبدیل کند. این نتایج بیشتر از مهارت‌های مدیریت بحران و حل مسئله این مدیر شایسته سرچشمه می‌گیرند. امیدواریم با این مثال‌ها بهتر متوجه تفاوت شایستگی و صلاحیت شده باشید.

چرا باید با انواع مدل‌های شایستگی آشنایی داشته باشیم؟

شایستگی تعریف‌های مختلف و همین‌طور انواع متفاوتی دارد. البته اینکه دقیقاً شایستگی چند نوع است به تعریفی که از آن ارائه شده، برمی‌گردد. در اینجا دو نوع رایج شایستگی را بررسی می‌کنیم:

1) شایستگی فنی یا Technical Competency

می‌توان گفت شایستگی فنی همان صلاحیت است! در واقع شایستگی فنی به مهارت‌ها و اصولی که فرد باید برای انجام کارهای تخصصی بداند اشاره می‌کند. مثلاً اینکه مدیر روابط عمومی شرکت شما باید با مهارت‌ نویسندگی اداری، ویراستاری و… آشنا باشد.

2) شایستگی رفتاری یا Behavioral Competency

هنگام استفاده از کلمه شایستگی، اغلب منظور شایستگی‌های رفتاری است که پیش‌ازاین در تعریف شایستگی به آن اشاره کردیم. شایستگی رفتاری به مهارت‌های فردی و توانمندی‌های ذهنی اشاره دارد که فرد با آشنا بودن با آن‌ها، می‌تواند بهتر در شغل و جایگاه شغلی‌اش فعالیت کند. مثلاً اینکه مدیر روابط عمومی شرکت شما باید به‌خوبی نحوه مدیریت کردن نیروهای زیردست، برقراری ارتباط، آموزش دادن، مدیریت بحران، حل اختلاف و… را هم بلد باشد. این‌ها مهارت‌های نرمی هستند که در دسته‌بندی شایستگی رفتاری قرار می‌گیرند.

با توجه به تعریف شایستگی رفتاری، می‌توانیم به انواع مختلفی تقسیمش کنیم:

شایستگی‌های کلیدی: شایستگی‌های کلیدی، آن دسته از مهارت‌هایی هستند که به‌طور اختصاصی مربوط به یک سازمان می‌شوند. مثلاً در یک استارتاپ، وجود مهارت کار تیمی در اعضا اهمیت زیادی دارد بنابراین شایستگی کلیدی این شرکت، کار تیمی و همین‌طور مهارت حل تعارض است.

شایستگی‌های کاربردی: شایستگی‌های کاربردی به‌طور ویژه مربوط به یک شغل هستند و افرادی که خواهان استخدام در این جایگاه هستند، باید آن‌ها را داشته باشند. به‌عنوان نمونه حسابدار یک شرکت باید مهارت برقراری ارتباط با مدیران بالادستی که زمان کمی دارند را بلد باشد یا نیروی صندوق‌دار یک هایپرمارکت باید بتواند به‌خوبی اعتراضات مشتریان را مدیریت کند.

شایستگی‌های رهبری: این شایستگی مربوط به سِمت‌هایی است که نقش مدیریت، رهبری یا نظارت بر دیگران را بر عهده دارند و شامل مواردی مثل کوچینگ، هوش هیجانی بالا، مهارت تصمیم‌گیری و حل مسئله، مدیریت مؤثر و… است.

چگونه نیروهای شایسته داشته باشیم؟

همان‌طور که گفتیم، زمانی که از کلمه شایستگی استفاده می‌کنیم منظورمان همان شایستگی‌های رفتاری است و اغلب با شایستگی فنی یا صلاحیت، کاری نداریم.

شایستگی‌ها از طریق آموزش قابل فراگیری هستند. اگر در جایگاه یک نیرو و متخصص فعالیت می‌کنید و دوست دارید به ارتقاء شغلی برسید، باید برای یادگیری مهارت‌های رفتاری زمان بگذارید. مثلاً مطالعه و شرکت در دوره‌های آموزشی مهارت نرم، برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، ارتباطات، فن بیان، حل مسئله و… متناسب با نیاز و مسئله اصلیتان بهترین راهکار است.

اگر در مقام مدیر یا رئیس یک سازمان فعالیت می‌کنید و به‌خوبی این موضوع را درک کرده‌اید که با افزایش شایستگی به نتیجه و خروجی نهایی بهتری دست پیدا می‌کنید، می‌بایستی بستری برای آموزش‌های توسعه‌ای و بهره بردن از کوچ‌های سازمانی را فراهم کنید. گروه‌هایی که با برگزاری دوره‌های آموزشی، بازی‌های سازمانی و گروهی، مهارت‌های موردنیاز را به اعضای شرکت شما آموزش می‌دهند. خودتان نیز می‌توانید با کسب آموزش‌های لازم نقش یک کوچ را برای افراد خود ایفا کنید (مدیر در نقش کوچ) و آن‌ها را هدایت کنید تا رشد کنند. به‌این‌ترتیب می‌توانید به‌مرور شاهد تغییرات به وجود آمده در سازمان و بهبود خروجی باشید.

اگر دقیقاً نمی‌دانید که کدام مورد از شایستگی‌ها را باید به اعضای سازمانتان آموزش دهید نگران نباشید، کوچ‌های حرفه‌ای که در این زمینه فعالیت دارند به‌خوبی با پرسشگری و شنیدن دغدغه‌ها در قالب یک یا چند جلسه (جلسه صفر کوچینگ)، نیاز شما را شناسایی کرده و می‌توانند پیشنهاد‌های خود را ارائه دهند و مهارت‌های موردنیاز را برایتان لیست کنند (+)

شایستگی‌ها در شرایط مختلفی در سازمان کاربرد دارند و می‌توان با کمک آن‌ها، به بهبود شرایط کمک کرد:

1) استخدام نیرو

زمانی که با شایستگی‌ها آشنا باشید، در استخدام نیرو عملکرد بهتری دارید. احتمالاً خودتان هم در بعضی آگهی‌های استخدامی مشاهده کرده باشید که آگهی‌دهنده مهارت‌های موردنیاز نیرو را ذکر می‌کند. مثلاً استخدام نیروی دیجیتال مارکتینگ، مسلط به ارائه گزارش و تبلیغات آنلاین، (صلاحیت یا همان شایستگی فنی) و توانایی همکاری به شکل دورکاری و کار تیمی. (شایستگی رفتاری). اما شایستگی به‌تنهایی معیار خوبی برای استخدام است؟

به‌طور خلاصه خیر! در واقع هر سازمان و شرکت نسبت به نیازها و اهدافی که دارد، معیارهایی را برای استخدام مشخص می‌کند. مثلاً ممکن است یک شرکت برای بخش انبار خودش نیرو نیاز داشته باشد و با توجه به سنگین بودن کار انبار، به معیار جنسیت و سن اهمیت زیادی برای استخدام بدهد.

همین‌طور در یک جایگاه شغلی دیگر، ممکن است نیاز به مهارت‌های سخت خاصی باشد؛ بنابراین شایستگی به‌تنهایی معیار مناسبی برای استخدام نیست اما قطعاً قرار دادنش در کنار دیگر معیارهای صلاحیت می‌تواند انتخاب خوبی باشد.

2) ارزیابی عملکرد

زمان دیگری که شایستگی به کمک سازمان می‌آید، ارزیابی عملکرد است. در این موقعیت، مدیران می‌توانند با توجه به شایستگی‌های موردنیاز، موفقیت یک واحد یا یک نیرو را اندازه‌گیری کنند. مثلاً با توجه به اینکه رضایت نیروها در واحد بازاریابی دیجیتال چقدر است، می‌توان مهارت مدیر دیجیتال مارکتینگ در مدیریت و حل تعارض را اندازه‌گیری کرد.

البته یک نکته مهم در مورد بررسی شایستگی رفتاری وجود دارد و آن‌هم اینکه ارزیابی دقیقشان کار سختی است. در واقع متخصصان منابع انسانی شایستگی‌ها و صلاحیت‌های یک فرد را به کوه یخ تشبیه می‌کنند. کوه یخی که بخش کوچکی از آن از آب بیرون زده (صلاحیت‌ها) و بخش اعظمش پایین آب است (شایستگی‌ها) و بررسی و اندازه‌گیری‌شان نیاز به مشاهده و زمان زیادی دارد.

کلام آخر

بعضی از افراد عادت دارند صرفاً دانش خودشان را در مورد یک موضوع بالا ببرند اما علاقه‌ای به عمل و عمل‌گرایی ندارند؛ اما در مقابل افراد موفق ترجیح می‌دهند به‌محض یادگیری یک موضوع مهم، بعد از گذراندن آن از فیلتر ذهنی‌شان، آن را اجرایی کنند. اگر قرار باشد چیزی از دانشی که در این مقاله یاد گرفتیم را اجرایی کنیم، قطعاً آن اهمیت دادن به شایستگی‌های نیروها است و عملی کردن این موضوع به دو شکل امکان‌پذیر است:

• اول استخدام افراد دارای شایستگی،
• دوم آموزش به نیروها برای افزایش شایستگی آنان.

در این مطلب ابتدا تفاوت صلاحیت و شایستگی را بررسی کردیم، سپس به سراغ تعریف هر کدام از این‌ها رفته و بعد از آن‌هم با انواع شایستگی آشنا شدیم. درنهایت هم با نحوه فراگیری شایستگی آشنا شده و چند نکته جزئی را آموختیم. منتظر نظرات شما هستیم.

بیشتر بخوانید: + +