شاید پیش از ورود به بحث کوچینگ چابک برای سازمان‌های چابک بد نباشد اندکی درباره ضرورت چابک‌سازی و سازمان‌های چابک در قرن بیست‌ویک توضیح بدهیم.
در فاصله دهه ۱۹۸۰ تا میانه دهه ۱۹۹۰ این ایالت متحده آمریکا بود که با روبه‌رو شدن با تحولات گسترده اقتصادی و سیاسی سعی کرد اقدامات تازه‌ای در برابر نظام اقتصادی نوین دنیا انجام دهد. در دهه ۱۹۹۰ که دنیای اقتصاد شاهد تحولات و نوسان‌های زیادی در محیط تجاری بود، سازمان‌ها به‌تدریج آموختند که باید انعطاف‌پذیری و سرعت بیشتری برای هماهنگی با تغییرات پیدا کنند.
سازمان‌هایی که به شکل سنتی در فضای اقتصادی جهان حضور داشتند کمتر می‌توانستند از مزایا و فرصت‌هایی که در اختیارشان قرار می‌گرفت بهره بگیرند و به همین دلیل بود که آن‌ها به‌مرورزمان از این عرصه کنار گذاشته می‌شدند و در ادامه حیات خود ناتوان بودند. به‌این‌ترتیب برای نخستین بار، پارادایمی جدید در گزارشی تحت عنوان «استراتژی بنگاه‌های تولیدی در قرن بیست و یکم: دیدگاه متخصصان صنعتی» به‌وسیله مؤسسه یاکوکا منتشر شد که در آن عبارت تولید چابک (agile) به کار رفته بود.
سال ۱۹۹۱، دانشگاه لی‌های با حمایت مالی نیروی دریایی ایالات متحده آمریکا به همراه مؤسسه یاکوکا، مطالعاتی بر روی سیزده سازمان تولیدکننده بزرگ مانند: جنرال موتور، جنرال الکتریک، آی. بی. ام، تگزاس اینستریومنت و … انجام دادند تا برای این پرسش که سازمان‌های موفق در سال‌های قرن بیست و یکم، چه ویژگی‌هایی خواهند داشت، پاسخی پیدا کنند. بیش از یک‌صد سازمان دیگر نیز موردمطالعه قرار گرفتند و در سال ۱۹۹۱، این تحقیقات با عنوان مطالعه مؤسسات تولیدی در قرن ۲۱ انجام شد که بعدها نتایج این تحقیقات در کتاب استیون گولدمن، نایجل و پریس با عنوان: رقبای چابک و سازمان‌های مجازی روانه بازار شد.
چابک بودن به چه معناست؟
چابک (agile) بر اساس لغت‌نامه دهخدا، صفتی است به معنای چست و چالاک بودن، فرز، تند، سبُک، زرنگ، زبل بودن و… همه این کلمات به‌وضوح از یک چیز صحبت می‌کنند و آن، شتاب برای از دست ندادن فرصت‌ها و بهره‌مندی از آن‌هاست. در زمانه ما داشتن مایندست یا ساختار ذهنی چابک برای حضور در فضای کسب‌وکار بیش از یک انتخاب و یک ضرورت اساسی است.
چابک بودن در رویکرد سازمانی، هم به معنای تمرین ارزش‌ها و اصولی است که برای احساس کردن و پاسخ دادن به تغییرات بازار تعریف شده است و هم اتخاذ روش‌ها، ابزارها و رویکردهایی که از بازخورد مشتری برای انتقال ارزشی سریع و با کیفیت بالا به دست می‌آید.
کوچ چابک چه کسی است؟
بازار کوچینگ چابک (Agile Coaching) به‌سرعت در حال رشد و گسترش است. بر اساس گزارشی از لینکدین در سال ۲۰۱۷ با عنوان « خوش آتیه‌ترین شغل‌ها»، مستر اسکرام (Master Scrum) که یکی از گرایش‌های کوچینگ چابک است، در رده ده شغل برتر قرار دارد، حرفه‌ای که با رشد شغلی ۱۰۴ درصد در سال و حقوق پایه حدود ۱۰۰ هزار دلار در مکان دهم این بررسی است. میانگین حقوق یک کوچ چابک که در سطح تیم کار می‌کند می‌تواند بین ۱۲۲ هزار تا ۱۳۸ هزار دلار در سال باشد. ما در ادامه درباره انواع کوچ‌های چابک و مسئولیت‌های آن‌ها صحبت خواهیم کرد.
یک کوچ چابک با توسعه تیم‌های چابک و تسهیل تغییر فرهنگ‌سازمانی، شرایط لازم برای موفقیت پایدار و چابک در سازمان‌ها را فراهم می‌آورد.
کوچ‌های چابک به سازمان‌ها درزمینه‌ی آموزش تیم‌ها و نظارت بر توسعه آن‌ها در مسیر چابک‌سازی کمک می‌کنند. آن‌ها مسئول راهنمایی تیم‌ها از طریق روند اجرا هستند و وظیفه دارند کارکنان و رهبران را به پذیرش رویکردهای چابک تشویق کنند. هدف نهایی کوچ چابک‌سازی، مسلح کردن تیم‌های چابک به دانش، ابزار و آموزش صحیح در مسیر بالفعل کردن توانایی‌های چابک‌سازی است.
فابیانو مورایس، کوچ تحول در این زمینه می‌گوید: «کار ما به‌عنوان کوچ این است که بفهمیم که تیم‌ها در کجای سفر خود قرار دارند و بهترین روش برای حمایت از رشد آن‌ها چیست. دستور کار ما بهبود این مسیر است. ما این کار را با طرح سؤالات صحیح، ارائه مدل‌های ذهنی مناسب، به چالش کشیدن افراد در تفکر و راهنمایی آن‌ها برای ساخت محصولات متمایز و فوق‌العاده برای مشتریان انجام می‌دهیم.»
مزایای سازمانی کوچ‌های چابک
ایجاد تغییرات در سازمان‌ها کار آسانی نیست. تشویق افراد حاضر در سازمان برای بر عهده گرفتن روش‌های جدید، به تلاش‌های مؤثر و مهمی احتیاج دارد که بخشی از مسئولیت‌های مدیریتی به شمار می‌رود.
من لی، مدیر شرکت تاینی پلاس می‌گوید: «در اختیار داشتن کوچی که بتواند راهنمای گروه در فرازوفرودهای مسیر باشد، به تیم کمک شایانی می‌کند به‌خصوص زمانی که تغییراتی تازه در شرف انجام است و تیم و مدیریت هنوز به ارزش‌های چابک‌سازی اعتقاد کافی ندارند.»
طبق تحقیقی که توسط شرکت odd-e انجام شده، سه سطح از کوچینگ چابک قابل‌تعریف است:
1) کوچینگ چابک- سطح سازمانی
در این سطح یک کوچ با چندین تیم و مدیریت سازمان برای بهبود ساختار سازمانی و برای افرایش چابک بودن آن کار می‌کند.
هدف کوچینگ سازمانی این است که همراه با مدیریت برای ساختاردهی به سازمان کمک کند به ترتیبی که بتوان بیشترین سود را از سازگاری با فرهنگ توسعه چابک به دست آورد. یک کوچ به‌طورمعمول بر موارد زیر تمرکز دارد:
- داشتن دیدگاهی شفاف درباره سازمان چابک
- طراحی و ساختار سازمانی
- مقیاس‌گذاری
- نقش مدیریتی
- تسهیل تغییر
- تنظیم اهداف
- مدیریت عقب‌ماندگی و موانع سازمانی
- تغییر مدیریت از کنترل روزبه‌روز به توانمندسازی کارکنان
- مدیریت کار: موارد عقب‌مانده در تولید محصول و مدیریت آن‌ها
- برخورد با وقفه‌اندازها
- اقدام در حوزه منابع انسانی مانند ارزیابی و تشخیص مسیر شغلی
- تسهیل برنامه‌ریزی نقشه راه و رهاسازی و بررسی مسائل مربوط به گذشته
کوچ‌ها معمولاً به شکل بسیار نزدیک با مدیریت کار می‌کنند و اغلب فعالیت‌های آن‌ها شامل موارد زیر می‌شود:
- آموزش و برگزاری کارگاه آموزشی. یکی از موارد مهم در سازمان تفهیم بسیار دقیق و روشن کارکنان از ساختار سازمان و به‌ویژه ساختار سازمانی چابک است. درک اولیه از این مفاهیم معمولاً در دوره‌های آموزشی و بحث‌ها به وجود می‌آید و در مرحله بعدی تغییر رفتارهای اولیه در کارگاه‌های مشخص به وقوع می‌پیوندد
- حضور داشتن در جلسات مدیریتی. یک کوچ می‌تواند در جلسات مدیریتی متعارف حضور داشته باشد تا شاهد مباحث درگرفته و تصمیم‌گیری‌ها باشد و بتواند بازخوردهای سازنده برای بهبود آن‌ها بدهد و ایده‌هایی برای رسیدن به چشم‌انداز سازمانی فراهم کند.
- مشاهده تمام سطوح سازمان. در اغلب سازمان‌ها معمولاً مدیران و کارکنان شکاف‌های جدی‌ای وجود دارد و کوچ‌ها افرادی هستند که این شکاف را به‌خوبی می‌توانند پوشش دهند. یک کوچ زمان بسیاری مهمی از کار خود را صرف مشاهده نتایج و عملکردهای مدیریتی می‌کند تا مدیران بتوانند در نحوه مدیریت خود بهبود ایجاد کنند.
- جلسات کوچینگ یک‌به‌یک و طرح بحث. اغلب افراد سؤالات و سردرگمی‌هایی درباره نقش خود در سازمانی که در حال تبدیل شدن به یک سازمان چابک است، دارند. این‌ها اغلب در جلسات فردی کوچینگ مطرح می‌شود و کوچ‌ها این افراد را به یادگیری، طرح مسئله و حرکت به‌سوی چشم‌انداز سازمانی ترغیب می‌کنند.
2) کوچینگ چابک- سطح تیمی (یا کوچینگ اسکرام)
در این سطح کوچ با یک یا چند تیم برای بهبود کار گروهی و تمرین‌های اسکرام کار می‌کند. بر عهده گرفتن نقش اسکرام مستر برای کوچ‌ها بسیار باب شده است. اسکرام از اصطلاحی در بازی راگبی اتخاذ شده است. این اصطلاح به معنی تشکیل گروهی بسیار مسنجم به‌منظور در اختیار گرفتن توپ است که معمولاً بعد از یک خطا یا بیرون افتادن توپ، انجام می‌شود. اسکرام در فرهنگ‌سازمانی، جلسه‌ای روزانه است که معمولاً در اولین ساعات روز کاری انجام می‌شود. در این جلسه معمولاً کارهای انجام‌شده در روز گذشته و کارهایی که طی روز انجام خواهد شد به اشتراک گذاشته می‌شود. اسکرام مستر، معمولاً مسئول موفقیت عملیات پروژه است. او برگزاری جلسات را تسهیل می‌کند و وظیفه رسیدگی به اعضای تیم و اطمینان حاصل کردن از روند و درستی انجام کارها را دارد. اسکرام مستر معمولاً همراه با کوچ، در خدمت تیم در جهت رسیدن به اهداف محصول فعالیت می‌کند.
هدف کوچینگ تیمی، کمک به تیم برای مدیریت بهتر خود است. این کار اغلب شامل کوچینگ اسکرام مستر می‌شود تا بتوان تیم را در آینده هم پویا نگاه داشت. هیچ تیمی نمی‌تواند بدون پیش‌زمینه با یکدیگر همکاری داشته باشد بنابراین این نوع از کوچینگ معمولاً بر چشم‌انداز سازمانی و روش‌های فنی تمرکز دارد اما این کار را از منظر و چشم‌انداز تیم انجام می‌دهد.
یک کوچ تیمی معمولاً بر موارد زیر متمرکز است:
- تسهیل گری
- بهبود تصمیم‌گیری تیم و رفع تعارض‌ها
- ایجاد شفافیت در تیم
- واضح‌سازی موانع سازمانی
- بهبود روابط اعضای تیم و صاحبان محصول
- کار روی مالکیت محصول (هم از نظر تیم و هم از نظر سایر ذینفعان)
- نقش‌ها و سهم مدیریت تیم
- بهبود روش‌های اسکرام و روش‌های فنی
- آموزش و کوچ کردن مستر اسکرام آینده تیم
کوچ‌ها معمولاً در نقش‌هایی مشابه اسکرام مستر کار می‌کنند یا اسکرام مستر کنونی را کوچ می‌کنند.
فعالیت‌های معمول یک کوچینگ تیمی شامل موارد زیر می‌شود:
- تسهیل رویدادهای اسکرام. تیم‌ها اغلب در بررسی فعالیت‌های روزانه و همچنین فعالیت‌های مرتبط با گذشته و عقب‌ماندگی‌ها بهبود زیادی پیدا می‌کنند.
- اصلاح. یک کوچ تیم ممکن است کارگاه‌هایی را تسهیلگری کند تا نشان دهد که چطور اعضای تیم می‌توانند به شکل مؤثرتری فعالیت کنند و سپس سعی می‌کند این توانایی را در خود افراد با مدیریت خودشان افزایش دهد.
- آموزش و کارگاه‌هایی همچون ایجاد موافقت‌نامه‌های کاری. فراهم آوردن درک مناسبی از اسکرام و مدیریت شخصی که برای هر تیمی پیش از شروع سفر کاری ضروری است. کوچ‌ها آموزش را هم برای اعضای تیم فراهم می‌کند و به آن‌ها با تسهیلگری در کارگاه‌ها و ایجاد توافق‌نامه‌های کاری در این مسیر یاری می‌رساند.
- یک کوچ معمولاً نقش یک اسکرام مستر موقت را بازی می‌کند اما بعد از مدتی معمولاً نقش را به صاحب اصلی آن واگذار می‌کند. یک کوچ زمان زیادی را صرف توضیح دادن و کوچ کردن اسکرام مستر می‌کند و این کار را از طریق بازسازی نقش وی و همچنین دادن بازخوردهای مؤثر به او انجام می‌دهد.
- مشاهده و بحث‌های فردی. یک کوچ تیم، زمان بسیار زیادی را صرف مشاهده‌گری می‌کند. این مشاهدات می‌تواند شامل مشاهده کارها، محیط و گشتن به دنبال فرصت‌های بهبود و همچنین پرسش و دادن بازخورد می‌شود.
- بحث کردن با تیم درباره تیم و اسکرام و قدردانی از آن‌ها
3) کوچینگ چابک- سطح فنی
یک کوچ با یک تیم کار می‌کند تا بتواند فعالیت‌های فنی آن‌ها را بهبود بخشد و تکنیک‌های توسعه چابک را مثل طراحی ساده، ساخت مجدد، آزمودن واحد، توسعه و پذیرش به عهده بگیرد.
یک کوچ ممکن است در بیش از یک سطح مشغول به کار باشد برای نمونه، بسیار شایع است که کوچ‌ها هم در سطح سازمانی و هم در سطح یک تیم با سازمان همکاری کنند. یا یک کوچ ممکن است درعین‌حال درباره مسائل فنی با یک تیم به تمرین بپردازد.
هدف کوچینگ رویه‌های فنی، افزایش مهارت‌های تیم در زمینه‌های طراحی، توسعه و آزمایش است. یک کوچ معمولاً بر موارد زیر تمرکز دارد:
- کشف خطاهای رایج و اینکه چطور می‌توان از پس آن‌ها برآمد (code-design smells)
- توضیح دستورالعمل‌های شفاف و به‌یادماندنی که ساده‌تر و راحت‌تر امکان تغییر و ابقای آن را فراهم می‌کند. (CleanCode)
- بهبود طراحی و تبدیل آن به دستورالعمل‌های شفاف (Refactoring Smells)
- توسعه آزمون محور
- بررسی اتوماسیون
- عملکردهای مؤثر و کارآمد (IDE, Automation)
- استفاده از الگوهای طراحی
یک کوچ رویه‌های فنی به‌صورت بسیار نزدیک با تیم کار می‌کند یا به آن‌ها می‌پیوندد تا بر مهارت‌های آن‌ها متمرکز شود. فعالیت‌های متداول این کوچ شامل موارد زیر است:
- هماهنگ کردن برنامه‌ریزی با اعضای تیم. این کار شاید رایج‌ترین و مؤثرترین تکنیکی است که یک کوچ برای انجام یک مسئولیت از آن استفاده می‌کند و چگونه انجام شدن آن را مشاهده می‌کند. کوچ در این مسیر به کوچی کمک می‌کند تا بهتر فکر کند و به دنبال بهبود انجام کار باشد.
- آموزش فنی عمومی در یک زمینه یا یک مهارت مشخص
- آموزش‌های فنی خاص مرتبط با یک مسئولیت خاص
- فراهم آوردن نمونه‌های واقعی. یک کوچ ممکن است نمونه‌هایی برای مقایسه و یا بحث با اعضای تیم ایجاد کند.
- آماده‌سازی محیط. یک کوچ ممکن است وقت خود را صرف آماده‌سازی محیط کند تا تیم بتوانند سریع‌تر و راحت‌تر به اهداف خود برسند.
- بحث و گفتگو. یک مربی با اعضای تیم بحث می‌کند تا شور و شوق را در آن‌ها به‌منظور توسعه و پیشرفت افزایش دهد، و اینکه شغل خود را جدی بگیرند و مهارت‌های خود را به‌روز کنند تا در جهان پرشتاب امروزی حرفی نو برای گفتن داشته باشند.
جمع‌بندی:
کوچ‌های خوب می‌دانند که چگونه با تیم و رهبری سازمان برای تغییر محیط کار کنند. اگرچه مدیران معمولاً در برابر فرهنگ‌سازمانی چابک مقاومت می‌کنند (زیرا قدرت و کنترل آن‌ها را به چالش می‌کشد) اما کوچ‌ها این فرصت و صبوری را دارند تا شرکت‌ها را برای دنیای پرشتاب آینده آماده کنند و چابکی، خود مدیریتی و توانمندی را در آن‌ها افزایش دهند.
