همه ما چه کارمند چه مدیر و رهبر، به برنامهای برای توسعه فردی خود نیاز داریم؛ اما داشتن برنامه توسعه فردی در سازمان نکات و پیچیدگیهایی دارد که وظیفه مدیران و رهبران را سنگین میکند، زیرا مدیران و رهبران هستند که نقش مهمتری در ایجاد و پشتیبانی از این برنامه برای کارکنان سازمان ایفا میکنند.
در وهله اول نگاهی به کلیات برنامه توسعه فردی برای همه افراد در سازمان خواهیم انداخت؛ نکاتی که اشاره میشود بهطورمعمول باید تحت کنترل مدیران منابع انسانی باشد:
برنامه توسعه فردی چیست؟
بهطورکلی برنامه توسعه فردی (IDP: individual development plan) در سازمانها، ترسیم و داشتن برنامه برای اهداف شغلی در چارچوب اهداف سازمانی است. این طرح، یک اقدام توسعهای است که کارمندان را از جایی که هستند به مکانی که دوست دارند یا نیاز دارند منتقل میکند. برنامه توسعه فردی، گامهای منظمی را برای بهبود عملکرد، ایجاد نقاط قوت مرتبط با شغل فعلی و دستیابی به اهداف شغلی فرد ارائه میدهد. از سوی دیگر، IDP منافع و نیازهای شغلی فرد را به اولویتهای سازمانی پیوند میدهد. برنامه توسعه فردی درونسازمانی برای کمک به کارمندان با توجه به موارد زیر تنظیم میشود:
- آموزش مهارتهای جدید برای بهبود عملکرد در موقعیت فعلی
- بهینهسازی عملکرد فعلی در راستای نیازهای سازمانی؛
- افزایش علاقه، ایجاد چالش و رضایت از موقعیت فعلی
- کسب صلاحیتهایی که میتواند منجر به تغییرات و پیشرفت شغلی شود.
چگونه زمان مناسب برای برنامه توسعه فردی را پیدا کنیم؟
زمانبندی مناسب عامل مهمی در تهیه برنامه توسعه فردی است، چراکه برای داشتن IDP نیاز است تا همزمان تمام فرآیندهای زیر برای رسیدن به اهداف یکسان کار کنند:
- ارزیابی عملکرد
- تجزیهوتحلیل نیازهای آموزش
- برنامهریزی توسعه شغلی
- برنامهریزی توسعه فردی
زمان مطلوب برای آمادهسازی برنامه توسعه فردی طی چند هفته اول بلافاصله پس از ارزیابی عملکرد است.
یک برنامه توسعه فردی مطلوب شامل چه مواردی است؟
برنامه توسعه فردی باید شامل همه وظایف، فعالیتها و دورههای آموزشی توسعه باشد و برای این منظور سازمان برای مشخص کردن آموزشها و صلاحیتهای مهم و اصلی نیازمند آنالیز اطلاعات و کمک گرفتن از مشاوره شغلی، کوچ و یا منتور است. علاوه بر موارد مذکور، هر فعالیتی که بهمنظور بهبود عملکرد در موقعیت فعلی کارمند یا موقعیت مطلوب او مهم باشد، جزء برنامه توسعه فردی قرار میگیرد. بازهٔ زمانی موردنظر برای اتمام آموزش نیز حائز اهمیت است.
روند شکلگیری برنامه توسعه فردی
نوشتن یک برنامه توسعه فردی به همراهی یک فرد متخصص شامل کوچ، منتور یا سرپرست نیازمند است اما بهطورکلی روند آن را میتوان به سه مرحله اصلی: موقعیت کنونی، موقعیت مطلوب و مسیر و چگونگی رسیدن به موقعیت مطلوب با توجه به اهداف فردی و سازمانی تقسیم کرد.
مرحله ۱) آگاهی و شناخت از موقعیت کنونی: اکنون کجا هستم؟
در مرحله اول از برنامه توسعه فردی، مهارتها، علایق و ارزشهای فعلی خود را ارزیابی کنید. علاوه بر ارزیابی نقاط قوت شغلی و زمینههای توسعه،
سؤالاتی از این قبیل را بپرسید:
برای چه چیزی ارزش قائل هستم؟
چقدر از کار فعلی خود راضی هستم؟
شغل من چقدر پاسخگوی نیازهای من است؟
اگر میخواستم تغییری ایجاد کنم آن تغییر، چه خواهد بود؟
دیگران چگونه مرا میبینند؟ چگونه میخواهم دیده شوم؟ میخواهم چه جور آدمی باشم؟ چه چیزی باعث خوشحالی من میشود؟
مرحله ۲) تعیین موقعیت مطلوب: میخواهم کجا باشم؟
پس از بررسی مهارتها، علایق و ارزشهای فعلی خود، بررسی گزینههای موجود را شروع کنید.
سؤالاتی از این قبیل بپرسید:
آیا میخواهم به یک سازمان جدید بروم؟ یا میخواهم بر کیفیت شغل فعلی بیفزایم؟ آیا میخواهم مهارتهای جدید ایجاد کنم؟ اگر آری، چرا و چه مهارتهایی؟
با مدیر یا سرپرست خود صحبت کنید و ببینید کدام گزینهها در دسترس هستند. مصاحبه کنید، اطلاعات لازم را گردآوری کنید و از دیگران درباره نگرشی که نسبت به شما دارند، سؤال کنید. واقعیت را بسنجید و نیازهای خود را با گزینهها تطبیق دهید. به نیازهای مشتریان هم فکر کنید. سازمان شما چه برنامهای برای رفع نیازهای مشتریان دارد و چه تقاضاها و خطراتی در این مسیر وجود دارد؟
مرحله ۳) تعیین مسیر و چگونگی: چگونه به نقطه مطلوب برسم؟
پس از تصمیمگیری در مورد جایگاهی که میخواهید در آن باشید، بخشهایی را که میخواهید توسعه دهید، شناسایی کنید.
سؤالاتی از این قبیل بپرسید:
کدام مهارت، دانش و توانایی خاص را دارم؟ چه چیزهایی را لازم است تقویت کنم تا به جایی که میخواهم برسم؟ چه مواردی را برای کارهای بعدی لازم است از نو یاد بگیرم و در خودم ایجاد کنم؟
موانع خود را مشخص کنید. برای غلبه بر موانع به چه چیزهایی نیاز دارم؟ چه چیزی در مسیر من است؟ کجا باید تغییر کنم؟ علت موانع را شناسایی کرده و نیازها و اقداماتی برای غلبه بر آنها تعیین کنید.
نکاتی برای کارمندان سازمان:
حتماً شغلتان را تجزیهوتحلیل کنید تا مشخص شود در حال حاضر سطح صلاحیت و شایستگی شغلی شما چیست؟ و دقیقاً چه کارهایی برای موفقیت شغلی و برای انجام موفقیتآمیز کارتان لازم دارید.
سپس میتوانید از این نتایج برای کسب دانش، مهارتها و تواناییهای خاص خودتان استفاده کنید و این درخواست را از مافوق خود داشته باشید. پس از شناسایی، کارمند و سرپرست نیز میتوانند زمینههایی را که نیاز به توسعه در آنها وجود دارد، مشخص کنند و سؤالاتی شبیه به این بپرسند:
چرا این شغل وجود دارد؟ هدف اصلی آن چیست؟ وظایف و مسئولیتهای اصلی آن چیست؟ چه ضرورتها و چه پیشنیازهایی برای این کار ضروری یا مفید هستند؟
با پاسخ دادن به این سؤالات موارد مهم و ضروری زیر را شناسایی کنید:
- اهداف شخصی
- اهداف سازمانی
- اهداف کارکنان
- فعالیتهای توسعهای و مهارتآموزی موردنیاز
نکاتی برای سرپرستان، مدیران و رهبران سازمان:
کارمندان از برنامه توسعه فردی شخصی برای حفظ و بهبود اشتغال خود و درنتیجه پیشبرد شغلی خود استفاده میکنند. بااینحال، سرپرست از برنامه توسعه فردی کارکنان برای افزایش توانایی سازمان در رسیدن به هدف خود در زمان حال و آینده استفاده میکند. سرپرستان بهطور خاص، از برنامه توسعه فردی برای تشویق کارمندان استفاده میکنند تا آنها صلاحیتهای خود را افزایش داده و از آنها بهترین استفاده را ببرند
اما در وهله دوم باید به نقش سرپرستان در مسیر همراستا کردن نیازهای سازمانی و شخصی و شغلی اشاره کرد. یک برنامه توسعه فردی فقط در صورتی به سازمان کمک میکند که هم نیازهای فرد و هم نیازهای سازمان را در نظر داشته باشد، به آنالیز و نیازسنجیهای درستی دست پیدا کرده، راهکارهای متناسبی پیشنهاد داده و درنهایت همه این اقدامها را در عمل ارزیابی کرده باشد.
سرپرستان ردیف اول یا رهبران تیم وظیفه دارند به همه کارمندان در بخشهایی تحت نظارتشان کمک کنند تا یک برنامه دقیق توسعه فردی ترسیم کنند. این کار شامل موارد زیر است:
- انجام نیازسنجی رشد با همکاری کارمند برای کمک به فرد در برنامهریزی و فرمولبندی اقدامات موفقیتآمیز برای دستیابی به اهداف شغلی.
- مشاوره دادن به کارمندان در مورد پیشرفت شغلی و تشویق کارکنان برای تعیین اهداف بهبود عملکرد خود از طریق برنامههای خودیاری منظم و مداوم.
- اطمینان از اینکه فعالیتهای توسعهای سازمانی در سطح کلان از اهداف برنامه توسعه فردی در سطح خرد پشتیبانی میکنند.
- ارزیابی روند اجرای برنامه توسعه فردی، فعالیتها و آموزشهای تکمیلشده توسط هر کارمند.
چک لیستی برای سرپرستان مسئول برنامه توسعه فردی:
سؤالاتی که در ادامه با آنها روبهرو میشوید، سؤالهایی هستند که به سرپرستان و مدیرانی که مسئولیت برنامه توسعه فردی را به عهده گرفتهاند، کمک میکند تا دریابند که آیا برنامهها با واقعیتها و ظرفیتهای حقیقی در سازمان تنظیم شده است یا خیر. شما بهعنوان سرپرست میتوانید این سؤالها را از خود بپرسید و با واقعیت تطبیق دهید:
- بر اساس ارزیابی سرپرست، آیا اهداف کارمند با توجه به تواناییهای آنان و عملکرد گذشته آنها تعیین شده است؟
- آیا اهداف کارمند با نیازهای دفتر/ بخش، صلاحیتها و اهداف سازمان سازگار است؟
- آیا فعالیتهای پیشنهادی توسعه از اهداف کارمند پشتیبانی میکند؟
۴- آیا طیف کاملی از موارد ازجمله فعالیتهای لازم، خودآموزی، آموزش در محل کار، سمینارها، کارگاهها، جلسات و کنفرانسهای جامع حرفهای و ویژه برای کارمندان در نظر گرفته شده است؟
۵- آیا فعالیتهای برنامه توسعه فردی، در پی بهبود عملکرد هستند؟ و آیا در جدیدترین ارزیابی عملکرد این فعالیتهای توسعهای ذکر شدهاند؟
۶- آیا فعالیتهای تکمیلی دیگری هم از قبیل تغییر در مسئولیتهای برنامهریزیشده یا به حداکثر رساندن فرصتهای آموزشی کارکنان لازم است؟
۷- آیا سطح فعالیتهای پیشنهادی توسعهای، منطقی و واقعی است، حجم کار کارمند پیش بینی شده است؟
۸- آیا فعالیتهای پیشنهادی برنامه توسعه فردی در چارچوب تواناییهای کارمند است؟
سخن پایانی
سرپرستان علاوه بر در نظر داشتن موقعیتهای کارمندان باید بهخوبی اهداف سازمانی و هماهنگی آنها با یکدیگر را نیز در نظر داشته باشند و متوجه باشد که آیا از منظر سازمان بهعنوان یک کل، نیازها و اهداف سازمان در حال و در آینده همراستا هستند یا خیر.
اهداف برنامه توسعه فردی کارمندان درنتیجهٔ مذاکره و توافق مشترک به دست میآید. سرپرستان به نمایندگی از سازمان وظیفه دارند تا از برنامههای توسعه یا استفاده از صلاحیتها کارکنان مطابق با نیازهای سازمان اطمینان حاصل کنند و کارمندان هم به نمایندگی از خود اقدام میکنند تا اطمینان یابند که توسعه یا استفاده از صلاحیتهای موردنظر، برای آنها رضایت بیشتر و افزایش پتانسیل پیشرفت شغلی را به همراه خواهد داشت.
استفاده صحیح از یک برنامه توسعه فردی راز و رمز چندانی ندارد و قواعد آن مشخص است فقط کافی است برای پیادهسازی آن در سازمان زمان بگذارید و از افراد متخصص در این زمینه همچون کوچها یا تسهیلگران کمک بگیرید.
برنامه توسعه فردی را بیشازحد سنگین و غیرقابل انعطاف نکنید و قاعده ۷۰/۲۰/۱۰ چارلز جنینگ را به خاطر داشته باشید. بزرگسالان بیش از ۷۰ درصد دانش خود را از طریق تجربه به دست میآورند و سهم ۲۰ درصدی به یادگیری اجتماعی و سهم ۱۰ درصدی به آموزش میرسد. همه ما میدانیم که شرکت در یک برنامه فشرده و دو روزه تغییر چندانی در زندگی ما ایجاد نمیکند اما ایجاد یک محیط امن برای یادگیری و در بازههای زمانی بلندمدت، تأثیر چشمگیری دارد و به همین خاطر است که کوچینگ سهم مهمی در پیادهسازی برنامه توسعه فردی دارد زیرا در میتواند همراه با کارمندان و در حین روبهرو شدن با مشکلات در کنار آنها و مدیرانشان باشد.
