کدام کارفرما را می‌شناسید که به دنبال جذب افراد نالایق، نامتناسب و ناکارآمد برای گسترش کسب و کار خود باشد؟ در عین حال همه کم و بیش روایت جذب نیروهای نامتناسب را شنیده‌ایم و متعجب شدیم که چطور در روند گزینش، فردی انتخاب شده که نتایج عملکرد وی تا به این حد با انتظارات موردنیاز متفاوت از کار درآمده است.
اگر به جلسه مصاحبه و اولین باری که آن فرد را ملاقات کردیم به خوبی دقت کنیم و آن جلسه را مورد موشکافی قرار دهیم، متوجه خواهیم شد در صورتی‌که روند گفتگو را به گونه‌ای دیگر پیش برده بودیم شاید می‌توانستیم زودتر متوجه این عدم هم‌سویی شویم و از اتلاف وقت، انرژی و هزینه جلوگیری کنیم.
در این مقاله سعی دارم به صورت گزیده اما کلیدی به مواردی بپردازم که به کارفرمایان یا کارشناسان منابع انسانی کمک می‌کند تا جلسات مصاحبه مؤثرتری را برگزار کنند اما با رویکردی کاملاً متفاوت. منظور از رویکرد متفاوت آن است که به جای اینکه فقط چند سؤال مشخص و بعضا کلیشه‌ای در اختیارتان بگذارم، قصد دارم شما را در جهتی همراهی کنم که توانایی خلق سؤالات عالی را داشته باشید. اما سؤالات عالی چگونه ارزیابی می‌شوند؟ در بیشتر موارد سؤالاتی که هدف‌مند و متناسب با نیاز و شرایط هستند، می‌توانند کمک‌کننده و عالی هم باشند.
پیش از آنکه وارد جلسه‌ی مصاحبه شویم لازم است خیلی کوتاه سری به قبل از جلسه و به اتاق شما به‌عنوان کارفرما بزنیم. شاید باورتان نشود اما آنچه پیش از جلسه‌ی مصاحبه در دفتر شما رخ می‌دهد از آنچه در جلسه مصاحبه پیش می‌رود مهم‌تر است. درواقع زیربنای جلسات مصاحبه را شما در افکارتان و در قدم بعدی با گفتگوهایی که با دیگر اعضای کسب و کارتان دارید، بنا می‌کنید. اینکه چه سؤالاتی بپرسید مهم است اما مهم‌تر از آن این است که بدانید «چرا دارید این سؤال را می‌پرسید؟». پیدا کردن «چرایی» از قدم‌های کلیدی هر اقدام است و مصاحبه‌ی شغلی هم از این قاعده مستثنی نیست. پیش از اینکه وارد جلسه‌ی مصاحبه شغلی شوید لازم است از خودتان سؤالاتی بپرسید و بر مبنای پاسخ‌هایی که می‌دهید وارد جلسه مصاحبه شوید.
لازم است ارزش‌ها، خط قرمزها، فرهنگ سازمانی، انتظارات، اهداف و … کسب و کار خود را به طور شفاف بدانید. این مسائل باید به‌قدری برای شما شفاف باشد تا بتوانید تعیین کنید دقیقاً در جستجوی چه کسی هستید و هنگامی‌که با فرد موردنظرتان روبه‌رو شدید با حداکثر اطمینان بتوانید بگویید “آهان خودش است.” این امر در بیشتر مواقع زمانی محقق می‌شود که شما شناخت عمیقی از زیربنای کسب و کار و خط مشی‌تان داشته باشید. اگر جواب این سؤالات را نمی‌دانید. پیشنهاد می‌کنم جلسات مصاحبه‌ی خود را کنسل کنید، ساعاتی را خلوت کنید و به این سؤالات فکر کنید.
همانطور که پیشتر اشاره کردم، مصاحبه عالی در گرو سؤالات عالی است و در این مقاله من سؤالاتی را عالی می‌دانم که هدف‌مند و متناسب باشند. از این‌رو در ادامه به بررسی رویکردهایی می‌پردازم که می‌توانند سؤالات شما را به سؤالاتی عالی تبدیل کنند:
- صراحت و شفافیت
انتخاب با شماست که در جلسه مصاحبه چطور رفتار کنید، زیرکانه و مبهم یا شفاف و صریح. با کمی جستجو در مقالات مختلف متوجه خواهید شد که بعضی‌ها برای جلسات مصاحبه سؤالات گنگی را پیشنهاد می‌دهند. برای مثال یک سؤال کلی پرسیده می‌شود و مصاحبه‌کننده پشت آن سؤال، درصدد این است که هدف یا اهداف پنهانی را دنبال کند که بتواند بر اساس برداشت‌های خود از گفته‌های مصاحبه‌شونده، به مقصود «خود» برسد. به نظر شیوه‌ی جذاب و سرگرم‌کنندهای می‌آید اما ممکن است وقت و انرژی بسیاری از شما بگیرد. حال اگر همان موضوعی را که در واقع می‌خواهید بدانید را بپرسید به نظرتان چه تغییری رخ می‌دهد؟ زمانی که شفاف و صریح سؤال می‌پرسید هم تکلیف خودتان معلوم است و هم تکلیف مصاحبه‌شونده. شما به فرد رو به روی‌تان کمک می‌کنید که برود سر اصل مطلب و به خودتان کمک می‌کنید که سریع‌تر انتخاب کنید و از برداشت‌های بعضاً نادرست که از پاسخ به سؤالات کلی منجر می‌شود جلوگیری کنید. مثلاً به جای اینکه بپرسید “خودتان را معرفی کنید” یا “از خودتان بگویید” و قصدتان این است که مصاحبه‌شونده از پیشینه‌ی شغلی‌اش بگوید و علاقه‌ای به شنیدن دیگر وجه‌های شخصی او ندارید، بروید سر اصل مطلب و بخواهید تا از سابقه کاری‌اش برایتان بگوید.
- به سؤالات‌تان ارزش بدهید.
آیا مصاحبه‌شونده ارزش‌های خودش را می‌شناسد؟ با ارزش‌های سازمان شما آشناست؟ تا چه میزان خود را هم‌سو با این ارزش‌ها می‌داند؟ حداقل در حال حاضر چقدر هم‌سویی بین اهداف سازمان با آرزوها و اهداف مصاحبه‌شونده، وجود دارد؟
کارمند شما لازم است بیشتر یا حداقل هم‌اندازه‌ی شما به ارزش‌های سازمان‌تان وفادار و به هدف‌تان اعتقاد داشته باشد. به چنین کارمندی می‌توانید مثل یک هم‌رزم نگاه کنید. فردی که حتی اگر روزی با او اختلاف‌نظر داشتید، مطمئن خواهید بود به نفع جمعی بیش از نفع و نظر شخصی خود اهمیت می‌دهد و اگر تفاوت دیدگاهی وجود دارد صرفاً از روی تعهد و خیرخواهی و در جهت رشد و دستیابی به اهداف سازمان است. او ممکن است شما را به‌عنوان رئیس دوست نداشته باشد اما هدف کسب و کار شما را هدف خودش می‌داند و مسائل شخصی را با مسائل کاری و سازمانی درهم نمی‌آمیزد و به‌خوبی از پس تفکیک مسائل بر می‌آید. وقتی شما فردی را استخدام می‌کنید که ارزش‌هایش هم‌سو با ارزش‌های سازمان است شاهد رشد، انگیزه‌بخشی، رضایت، یافتن مشکل و حل آن، احترام و پیشرفتش خواهید بود.
- سؤالات‌تان را بر پایه‌ی سازندگی روابط بچینید.
جلسه مصاحبه یک فرصت برای کارفرماست تا اولین قدم را در ایجاد رابطه با کارمند خود و پشتیبانی از او برای داشتن بهترین عملکرد و همچنین یک تجربه‌ی کاری خوب بردارد. همه‌ی افراد علاوه بر زندگی شغلی زندگی شخصی نیز دارند. درست است که ما در جلسه مصاحبه شغلی حضور داریم اما چه کسی میتواند منکر تأثیر شغل روی زندگی شخصی افراد و همین‌طور عکس آن، تأثیر زندگی شخصی روی زندگی شغلی افراد باشد؟ بنابراین به‌عنوان مدیر می‌توانید به‌جای انکار این موضوع، از آن به مثابه یک ابزار مؤثر در برقراری ارتباط با کارمند خود استفاده کنید تا درباره او بیشتر بدانید؛ متوجه شوید که چه‌چیزهایی برای او اهمیت دارند، زندگی‌اش را چطور می‌گذراند، چه تفریحاتی دارد و …
- در سؤالات‌تان از توسعه شغلی دو طرف غافل نشوید.
توسعه‌ی شغلی یک موضوع دو طرفه است. همانطور که کارفرما لازم است بسنجد که چگونه فرد مصاحبه‌شونده میتواند سازمان را در جهت رسیدن به اهداف خود یاری کند، کارمند نیز لازم است بتواند به مدیر خود در جهت رسیدن به اهداف شغلی‌اش اعتماد کند. برای اینکه از سفر شغلی‌ای که کارمند شما در پی آن است مطلع شوید، هم‌سویی آن را با فضای کسب و کار، نیازها و انتظارات خود بسنجید تا در صورت همکاری بتوانید او را حمایت کنید. سؤالاتی نظیر «چه اهدافی را برای شغل خود در نظر گرفته‌اید؟»، «بزرگترین سؤالی که در رابطه با آینده‌ی این فرصت شغلی دارید چیست؟»، «فکر می‌کنید این موقعیت چگونه به رشد و توسعه فردی شما کمک می‌کند؟» و سؤالاتی از این دست که میتواند برای گفتگوی شما راه‌گشا باشد.
- سؤال نپرسید! درخواست کنید به شما بازخورد دهد.
جلسه‌ی مصاحبه شغلی یک موقعیت خوب برای برقراری ارتباط ایجاد می‌کند. ارتباطی که اگر منجر به همکاری شود لازم است در حفظ و قوی‌تر شدن آن بکوشید. یکی از راه‌های بالا بردن کیفیت این ارتباط، جلسات بازخورد و ارزیابی است. از این‌رو برای کارفرما لازم است مشخص شود فرد مقابل تا چه‌اندازه در این زمینه مشتاق است، چقدر آمادگی و پذیرش دریافت بازخورد از همکاران خود را دارد و تا چه‌اندازه خود را در ارائه‌ی بازخوردهای سازنده مسئول می‌داند؟ سؤالاتی از این دست میتواند به شما در این موضوع کمک کند:
- بازخورد را چطور تعریف می‌کنید؟
- چه عواملی مانع شما برای ارائه‌ی بازخورد می‌شود؟
- گرفتن بازخورد را چقدر در رشد و پیشرفت خود مؤثر می‌دانید؟
- چه بازخوردی نسبت به این جلسه دارید؟
و…
- میل به یادگیری و رشد را در سؤالات‌تان بگنجانید.
در یادگیری و آموزش انگیزه و شوری نهفته است که میتواند موتور محرک و عاملی برای بالابردن سطح رضایت کارمندان، انگیزه بخشی و بیدار کردن پتانسیل‌هایی باشد که همگی در راستای شکوفایی و بالندگی سازمان تأثیر مثبت دارد. از این‌رو علاقه‌ی فرد به یادگیری، نوع یادگیری و جنس آن و موضوعاتی که به آنها علاقه دارد میتواند مسیر سؤالات شما را تعیین کند:
- در مورد چیزی که به تازگی درمورد حیطه شغلی خود یاد گرفتید برایم تعریف کنید.
- دوست دارید در آینده چه چیزهایی بیاموزید؟
- تاکنون چه آموزش یا تجربه‌ای برای شما بسیار کمک‌کننده و اثر بخش بوده است؟ و…
- وضعیت مطلوب مصاحبه‌شونده را مورد سؤال قرار دهید.
آنچه یک کارمند هر روز در محل کار خود تجربه می‌کند رابطه‌ی مستقیمی با کیفیت عملکرد او دارد. بنابرین لازم است به وضعیت مطلوب او از موقعیت کاری پی ببرید و با آنچه در سازمان خود تدارک دیده‌اید بسنجید:
- چه احساسی در مورد این شغل دارید؟
- چه‌چیزی در این شغل بیشترین رضایت را برای شما به ارمغان می‌آورد؟
- با اطلاعاتی که از موقعیت شغلی در اینجا دارید، اگر می‌توانستید یک چیز را تغییر دهید تا به وضعیت مطلوب شما تبدیل شود، آن تغییر چه می‌توانست باشد؟
چنین سؤالاتی به شما تصویری از وضعیت مطلوب مصاحبه‌شونده می‌دهد.
«کلید یک گفت‌وشنود عالی، سؤالات عالی است.» یک سؤال باید با کنجکاوی مطرح شود تا تأثیر واقعی داشته باشد. برای اینکه بتوانید از مزایای سؤالات عالی بهره‌مند شوید لازم است متعهدانه چرایی و هدف واقعی‌تان را برای یادگیری بیابید و پرسش‌هایتان را بر این مبنا دنبال کنید. اگر می‌خواهید یک گفتگوی مؤثر داشته باشید لازم است سؤالاتی مؤثر داشته باشید. سؤالات مناسب به شما درباره چگونگی ساخت جلسه‌ای پویا، تعاملی و پربار کمک می‌کنند. صبور باشید و با شنیدن عمیق و مشتاقانه به پاسخ‌های مصاحبه‌شونده به آنها احترام بگذارید.
