رهبران کسانی هستند که کارهای درست انجام می‌دهند و مدیران آنهایی هستند که کارها را درست انجام می‌دهند. این جمله را وارن جی بنیس (Warren G. Bennis) گفته است. برداشت من از این جمله این است که رهبران مسیر و چشم‌انداز را خلق می‌کنند، سپس مدیران مراقب اجرای درست کارها برای خلق آن جشم‌انداز هستند.
بنابراین هر رهبر علاوه بر خصوصیات رهبری نیازمند مهارتهای مدیریت تیم هم هست. این جمله را طور دیگری هم می‌شود نوشت: هر تیم علاوه بر رهبر به مدیر هم نیاز دارد.
ما قرار است در این مقاله لیستی از آخرین مهارتها و شایستگی‌های اساسی مدیریت تیم را معرفی کنیم. مهارتهای مدیریت تیم ویژگی‌هایی هستند که به رهبران در هدایت موثر گروه‌های کاری کمک می‌کنند. مهارتهایی مانند هوش هیجانی، ارتباطات و تصمیم‌گیری. این ویژگی‌ها مدیران را قادر می‌کند تا کارکنان را با همدلی، منطق و اطمینان راهنمایی کنند.
مهارتهای مدیریت تیم را چگونه ارزیابی کنیم؟
یکی از بهترین روش‌ها برای ارزیابی مهارتهای مدیریت تیم، مشاهده تعاملات کارکنان است. مشاهده نحوه تعامل افراد با همکاران، نحوه عملکرد آن‌ها و میزان موفقیت مدیریت تیم را نشان میدهد.
اگر هر فرد را در یک موقعیت قرار دهید یا چالشی دست‌وپا کنید و از او بخواهید این چالش را حل کند، نتیجه می‌تواند تا حدی زیادی نتیجه‌ی فعالیت‌های مدیر تیم و سبک رهبری او را نشان دهد.
چگونه مهارت خود در مدیریت تیم را بهبود دهیم؟
یکی از راه‌های بهبود مهارتهای مدیریت تیم، استفاده از یک لیدرشیپ کوچ یا کوچ رهبری است. لیدرشیپ کوچ در کنار مدیر قرار می‌گیرد و به جای آموزش دادن، با ارائه بازخورد به او، اجازه میدهد مهارتها و استراتژی‌های موردنیاز مدیریتی را یاد بگیرد و با تمرکز بر نقاط قوت خود، زمینه‌ی رشد و بهبود خود را فراهم کند.
مدیران بزرگ، دائماً در حال مرور عملکرد خود و بهبود آن هستند. آن‌ها با روش‌ها مختلفی خود را بهبود می‌دهند، روش‌هایی مانند مطالعه کتاب‌های رهبری، درخواست بازخورد و استفاده از کوچینگ.
با این حال، بیشترین میزان رشد و توسعه، مستقیماً از تجربه ناشی می‌شود. بهترین راه برای بهبود شایستگی‌های مدیریت تیم، پذیرش نقش‌های رهبری و یادگیری با آزمون و خطا است.
لیست مهارتها و شایستگی‌های مدیریت تیم
در اینجا لیستی از تواناییهایی آورده‌ایم که همه مدیران باید به آن مسلط باشند تا به وسیله آن بتوانند از پتانسیل واقعی تیم‌ها استفاده کنند و به هماهنگی گروهی دست پیدا کنند:
1- تفویض اختیار
نقش یک مدیر این است که بهترین افراد را پیدا کند و از توانایی‌های آن‌ها به طور موثر استفاده کند. مدیر می‌داند که موفقیت هر کس حول عملکرد شخصی او می‌چرخد و هر چه مسئولیت‌پذیری بیشتری داشته باشد موفقیت او و در نتیجه موفقیت تیم بیشتر خواهد بود.
به همین خاطر باید به اعضای تیم خود اعتماد داشته باشد و کنترل امور را به آن‌ها واگذار کند.
وقتی یک مدیر دائماً کارهایی را انجام میدهد (یا اصلاحاتی را انجام میدهد) که وظیفه کارکنان است، اعتمادبهنفس و انگیزه آن‌ها را کم می‌کند. مدیر مشغول انجام کارهای ساده است و هیچ‌کسی نیست که وظایف سطح بالاتر مانند تجزیه‌وتحلیل داده‌ها، ارزیابی عملکرد، کوچینگ و هدایت کارکنان و تصمیم‌گیری‌های اجرایی که ضروری‌تر هستند را انجام دهد.
او مشغول کارهای جزیی می‌شود و «انجام همه کارها» او را به سمت خستگی و فرسودگی می‌برد.
یک رابطه دو سر باخت. هم مدیر ناراضی و هم اعضای تیم ناراضی.
اگر با چنین چالشی درگیر هستید، باید ذهنیت خود را از بازیکن به مربی تغییر دهید. اگر هنوز به بازی کردن علاقه‌مندید، هدایت تیم را به فردی که هدایت‌گری بلد است واگذار کنید و خودتان نقش یک بازیکن خوب و موثر را برعهده بگیرید. یک بازیکن خوب خیلی موثرتر از یک مدیر ناکارآمد است.
یک مدیر کاربلد، نقاط قوت و ضعف هم‌تیمی‌ها را تشخیص میدهد، حجم کارها را ارزیابی می‌کند و وظایف را بر این اساس بین اعضای تیم تقسیم می‌کند. همچنین با پیشرفت پروژه، در صورت لزوم وظایف را تغییر میدهد.
چیزی که در مدیریت تیم بسیار مهم است بیان انتظارات به صورت واضح و شفاف همراه با تعیین زمان کافی برای انجام آن‌هاست. مدیر اعضا و نتایج کارهای آن‌ها را مدیریت می‌کند و اعضا روش انجام کارها را.
بنابراین به جای مدیریت ذره‌بینی، تفویض اختیار کنید.
2- هوش هیجانی
مدیران به طور روزانه با افرادی با سوابق، سطوح مسئولیت و شخصیت‌های مختلف در ارتباط هستند. از افراد تیم گرفته تا مدیران، فروشندگان و مشتریان مختلف.
برخورداری از ضریب احساسی بالا و همدلی، مدیران را قادر می‌کند تا موقعیت‌ها را با احتیاط و منطق پیش ببرند و احترام متقابل را تضمین کنند.
هوش هیجانی یکی از مهمترین مهارتهای نرم در مدیریت تیم است. هوش هیجانی به مدیران امکان میدهد احساسات همکاران را با دقت و سرعت کشف کنند و به آن بهترین واکنش را نشان دهند.
مهارتهای احساسی قوی مانع از بروز درگیری و چالش می‌شود و به ایجاد رابطه موثر سرعت می‌بخشد.
این مهارت به کارکنان کمک می‌کند تا با مدیران ارتباط خوبی برقرار کنند و امنیت روانی لازم برای پیشرفت در محل کار را به دست آورند.
3- تعیین حد و مرز
یکی از شایستگی‌های مدیریت تیم که اغلب نادیده گرفته می‌شود، توانایی تعیین حد و مرز است.
یکی از چالش‌های حوزه مدیریت و رهبری، حفظ و مدیریت مرزها بین روابط شخصی و حرفه‌ای است. هدف هر مدیری حفظ ارتباط سالم و احترام متقابل است. خیلی از مدیران را دیده‌ایم که دوست دارند کارکنان‌شان آن‌ها را به عنوان یک شخص یا یک همکار تلقی کنند، در حالی که هنوز به عنوان رئیس یا مدیر شناخته می‌شوند.
آن‌ها سعی می‌کنند روابط نزدیک‌تری با اعضای تیم خود برقرار کنند، اما وقتی زمان کار که فرا می‌رسد، از نظر آن‌ها همه اعضا باید در شرایط مساوی و منصفانه وظایف خود را انجام دهند.
مدیران خوب، کارکنان را فراتر از کارمند دفتر می‌دانند و برای شخص آن‌ها، جدای از کاری که انجام می‌دهند و مسئولیتی که دارند احترام قائلند.
چالشی که در این مهارت مدیریت تیم مهم است، چالش «دستیابی و حفظ تعادل بین اقتدار و اصالت» است. مدیران تیم اگرچه دوستانه رفتار می‌کنند و در دسترس هستند، اما انتظارات و نتایج را هم دنبال می‌کنند و کارکنان می‌دانند که رابطه دوستانه با مدیر، دلیلی برای کم کاری نیست.
4- سازماندهی
سازماندهی یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت چند منظوره است.
هر پروژه یا همکاری از قسمت‌های مختلف و مشارکت افراد متفاوتی تشکیل شده است و به نتیجه رسیدن آن بدون ایجاد یک سیستم منظم، ممکن نیست. بدون سازماندهی و سیستم‌سازی ممکن است جزئیات مهم نادیده گرفته شوند.
مدیران تیم‌هایی که از سازماندهی منظم و دقیقی برخوردار هستند، همکاران خود را در جریان وظایف، تصمیم‌ها و انتظارات خود قرار می‌دهند و همین باعث می‌شود پروژه‌ها با کمترین مشکل انجام شوند.
مدیرانی که برنامه مشخصی دارند می‌دانند که چه وقت جلسات را برنامه‌ریزی کنند، کجا اطلاعات مهم را پیدا کنند و برای به‌روز کردن اطلاعات با چه کسانی تماس بگیرند.
احساس آرامش و کنترل، اعتمادبهنفس را القا می‌کند و در نتیجه همکاران را در آرامش قرار میدهد.
یکی از راه‌های سازماندهی کار گروهی استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است.
راه دیگر این است که یک دستیار برای جمع‌آوری و مدیریت اطلاعات استخدام کنید.
با این حال، هر مدیر یک روش سازماندهی مختص به خودش دارد، مثل نوشتن لیست کارها (to do list) یا تدوین برنامه‌ریزی روزانه.
5- تیم‌سازی
تیم‌سازی یک فرایند مداوم و هدف‌مند در مدیریت تیم است، بنابراین مهم است که مدیران از دانش لازم برای ایجاد و تقویت ارتباطات بین هم‌تیمی‌ها برخوردار باشند.
در حالی که برخی از همکاران خیلی زود با هم کنار می‌آیند، اما اکثر گروه‌ها در برقراری ارتباط، هماهنگی و شناخت مهارتهای یکدیگر به کمک نیاز دارند. خیلی‌ها برای درک شخصیت‌ها و دیدگاه‌های منحصر به فرد افراد و توجه به وجه تمایز آن‌ها نیاز به آموزش دارند.
مدیران تیم‌های بزرگ، اعضا را حول یک هدف دور هم جمع می‌کنند، به نقاط قوت و امتیازات آن‌ها توجه می‌کنند و ویژگی‌هایی که هم‌تیمی‌ها با هم به اشتراک می‌گذارند را برجسته می‌کنند.
مدیران باهوش در عین توجه به استعدادها و ویژگی‌های هر کس، زمینه‌های مشترکی ایجاد می‌کنند تا هم‌تیمی‌ها به هم وصل شوند و تعامل بیشتری با هم ایجاد کنند.
این فرایند نیاز به ایجاد بستری و آماده‌سازی و ایجاد بستر اولیه نیاز دارد و هرچه پیش برود، باعث می‌شود هم‌تیمی‌ها با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و در نتیجه به نیروی پشتیبانی و حمایت‌کننده یکدیگر تبدیل شوند.
هرچه اعضای تیم بیشتر به یکدیگر کمک کنند، هدایت کمتری نیاز خواهد بود.
6- ارتباطات
ارتباطات برای موفقیت تیم بسیار مهم است. ارتباط منظم باعث ایجاد اعتماد و رابطه درست بین مدیر و کارکنانِ می‌شود.
از آنجا که کار گروهی، بین گروهی از افرادی اتفاق می‌افتد که به طور هم‌زمان برای دستیابی به یک هدف مشترک، وظایفی انجام می‌دهند، مهم است که هر مشارکت‌کننده بداند که دیگران در این مرحله کجا هستند.
وقتی مدیر نتوانند جزئیات مهم را بین اعضای تیم منتقل کند یا دستورالعمل‌ها را به اندازه کافی توضیح دهد یا انتظارات را شفاف بیان کنند، کارکنان هم ضعیف عمل می‌کنند.
عدم برقراری ارتباط از عوامل شایع سرخوردگی کارکنان است، اما ایجاد خطوط ارتباطی محکم باعث می‌شود تیم‌ها کارآمدتر شوند و اعضا احساس ارزشمندی و اعتمادبهنفس بیشتری داشته باشند.
مدیر باید به طور منظم با کارکنان خود در تماس باشد، حتی اگر هیچ مورد فوری‌ای برای بحث وجود نداشته باشد.
انتخاب وسیله ارتباطی مناسب هم مهم است. مثلا، اگر هیچ مورد فوری‌ای وجود نداشته باشد، ممکن است یک پیام به جای جلسه کافی باشد. یا مثلا اگر باید اطلاعات مهمی را به کارکنان منتقل کنید، ایمیل با یک فرمت استاندارد ممکن است بهترین روش باشد.
یک رهبر خوب استانداردهایی را برای ارتباطات تعیین می‌کند و بستری ایجاد می‌کند تا اعضای تیم از آن الگوبرداری کنند. الگوبرداری از تعیین لحن حرفه‌ای در مکالمات، یا روش به اشتراک‌گذاری اطلاعات، یا چک کردن اقدامات روزانه برای هماهنگی بیشتر، همه و همه استانداردهایی هستند که باعث می‌شود مدیریت تیم به صورت منسجم‌تری انجام شود.
7- تصمیم‌سازی
تصمیماتی که یک مدیر می‌گیرد، بر عملکرد کلی تیم و در نتیجه هدف بقیه اعضا تأثیر می‌گذارد.
مدیران برای تیم استراتژی تعیین می‌کنند، اختلافات را حل‌وفصل می‌کنند و در مواقع بحرانی برنامه‌های عملی طرح‌ریزی می‌کنند. مدیران، از یک طرف مسئول انتخاب موثرترین روش‌ها برای تکمیل پروژه‌ها هستند و از طرف دیگر دغدغه رفاه اعضای تیم را دارند.
آن‌ها آگاهند که برای گرفتن هر تصمیمی باید به کسب‌وکار، مشتریان و اعضای تیم خود فکر کنند و باید بین منافع و مصالح این سه، تعادل برقرار کنند.
همچنین باید بتوانند همه نتایج احتمالی را پیش‌بینی و گزینه‌ها را به صورت عینی تحلیل کنند. آن‌ها نه فقط نتایج فوری را در نظر می‌گیرند، بلکه به اثرات بلندمدت هم فکر می‌کنند.
یکی از مهمترین چالش‌های تصمیم‌سازی، گرفتن تصمیم‌های سریع و مهم با اطلاعات محدود است. دانستن اینکه چه موقع باید عمل کرد و چه زمان باید منتظر داده‌های بیشتر بود یکی از ویژگی‌های اصلی مدیران تیم است.
آن‌ها برای جلب اعتماد همکاران خود، منطق خود را توضیح می‌دهند و پارامترهایی به همکاران نشان می‌دهند که بتوانند اطمینان خاطر آن‌ها را جلب کنند.
«انتخاب» یک پدیده اتفاقی نیست، یک رویداد روزانه و مکرر است. رهبران باید اعتمادبهنفس و استقامت لازم برای انتخاب مداوم را در خود ایجاد کنند، در غیر این صورت خستگی و شک در تصمیم‌ها می‌تواند مانع رشد و پیشرفت آن‌ها شود.
8- بازخورد سازنده
توانایی ارائه بازخورد سازنده و با درایت، یکی از مهمترین مهارتهای مدیریت عملکرد است. افراد ممکن است مقابل بازخورد حالت دفاعی بگیرند اما یک مدیر می‌داند چگونه پیام خود را ارسال کند که بازخوردگیرنده را خلع سلاح کند و پیام را دریافت کند.
بر اساس گزارش هاروارد بیزینس ریویو (HBR)، بهترین روش ارزیابی کارکنان، ارائه بازخورد صادقانه است. بازخوردی که مبتنی بر ارائه کمک به فرد گفته می‌شود و هدفش رشد و پیشرفت اوست.
در مهارت مدیریت تیم، یک بازخورد به‌موقع خیلی بیشتر از پیشنهاد و توصیه و دستور، کارساز است و باعث تأمل می‌شود.
روشی که هاروارد بیزینس ریویو برای بازخورد پیشنهاد می‌کند، بدین ترتیب است:
در ارائه بازخورد
- حتما به صورت خصوصی بازخورد بدهید.
- زمان و مکان وقوع رفتار را ذکر کنید.
- رفتار را عینی توصیف کنید؛ آنچه که دیده یا شنیده‌اید را بیان کنید.
- پیش از بازخورد دادن به افکار، احساسات و پیامدهایی که این بازخورد ایجاد می‌کند توجه کنید. اگر بازخورد شما اثر سازنده‌ای روی طرف مقابل نمی‌گذارد، از گفتن آن پرهیز کنید.
- به جای قضاوت کردن و گفتن این جمله که “کار تو اشتباه بود”، بر تأثیرات رفتار او تمرکز کنید. هدف این است که هم دیدگاه خود را منتقل کنید و هم دیدگاه طرف مقابل را درک کنید و با تشریک مساعی، به دنبال راه‌حل باشد.
خیلی از ماها عادت کرده‌ایم که بر روی نقاط ضعف متمرکز شویم و کمتر به این توجه داریم که شناخت و بررسی عملکرد مثبت، به همان اندازه مهم است. تقویت نقاط مثبت نه تنها باعث می‌شود که کارکنان احساس کنند از آن‌ها قدردانی می‌کنید، بلکه باعث می‌شود نسبت به بازخوردهای شما پذیراتر شوند و به طور واضح و ملموس درک کنند کدام فعالیت‌ها برای کسب و کار مفید است.
فیلم آموزشی بازخورد را اینجا ببینید
جمع‌بندی
مدیریت تیم خیلی بیشتر از یک عنوان و سمت است. مدیران با پرورش شایستگی‌ها و افزایش مهارتهای خود می‌توانند مجموعه‌ای از ابزارها داشته باشند که می‌تواند هر مشکلی را برطرف کند. تقویت مهارتهای مدیریت تیم از مشکلات و چالش‌هایی که باعث تأخیر و تردید می‌شوند، جلوگیری می‌کند.
مدیریت یک توانایی ذاتی نیست که بعضی‌ها آن را داشته باشند و بعضی‌های دیگر نه. اکثر مدیران و رهبران بزرگ قدم به قدم این مهارتها را در خود پرورش داده‌اند. تجربه کرده‌اند، آزمون و خطا کرده‌اند، شکست خورده‌اند، مطالعه کرده‌اند و دوره‌های آموزشی متفاوتی شرکت کرده‌اند.
اگرچه برخی از افراد تمایلات طبیعی و غریزی به رهبری دارند، اما رهبری فقط یک اقدام هدف‌مند و دارای یک ویژگی مشخص نیست. مدیریت و رهبری متشکل از توانایی‌های متعددی هستند که طی تکرار و تجربه ایجاد و تقویت می‌شوند.
منابع: Teambuilding – HBR
