در شرکت ها با سرعت تغییرات بالا، استفاده از روش مدیریت ذره‌بینی می‌تواند برای یک مدیر در تمام بخش‌های مشغول به‌کار، وسوسه‌انگیز باشد. اما با افزایش تعداد تیم‌ها و پیچیدگی‌ها در رشد و گسترش شرکت‌ها، این نوع از عملکرد و اقدامات می‌تواند مدیر را منکوب کند. بدین منظور، مدیر باید این موضوع که چه زمانی به زیردستان خود برای تحویل یک پروژه اعتماد کند و چه زمان لازم است در یک پروژه فعالانه دخالت کند، را درک کند.
ارائه خودمختاری به کارکنان تا آنها بتوانند موقعیت خود را در هنگام موفقیت در کسب و کار درک کنند. در زیر، ۱۵ عضو انجمن کوچ‌های فوربس روش‌های مختلفی را کشف کردند که مدیران می‌توانند از آنها استفاده کنند تا توازن بین کنترل کارمندان خود و اجازه دادن به آنها برای اتخاذ تصمیمات توسط خودشان، را پیدا کنند.
- از آنها بپرسید که تمایل دارند، چگونه مدیریت شوند؟
دو عنصر کلیدی و مؤثر بین مدیریت ذره‌بینی و اعتماد کورکورانه وجود دارد:
- از نظر رویکرد، بهترین راه برای فهمیدن اینکه چه‌چیزی برای هر کس مناسب است، پرسیدن از آنها می‌باشد. آیا آنها تمایل دارند از رویکرد یک شخص دیگر پیروی کنند یا ترجیح می‌دهند کمتر از رویکرد دیکته شده استفاده کنند.
- پاسخ هرچه باشد، اعتماد کنید اما صحت و سقم آن را بررسی کنید. به‌طور متقابل درمورد نقاط عطف و کارهای واگذاری شده توافق کنید و سپس ترتیبی وضع کنید که بتوان ورودی‌ها را برای ارزیابی پیشرفت بررسی نمایید.
- مرزهای مسئولیت‌های افراد را تعیین کنید.
برای هر کارمندی لازم است شفاف کنید درچه مواردی می‌توانند براساس اختیارات خودشان تصمیم‌گیری کرده و عمل نمایند. همچنین، درباره آنچه که به تأیید یا مشورت با شما نیاز است نیز شفاف باشید. وقت گذاشتن برای مشخص کردن این مرزها، کمک می‌کند تا کارمندان شما احساس استقلالی که به آن نیاز دارند را داشته باشند. این موضوع همچنین به شما کمک خواهد کرد تا مطمئن باشید درباره موضوعاتی که برای شما با اهمیت هستند اطلاعات لازم را به‌دست خواهید آورد و مشورت لازم را از شما دریافت خواهند کرد.
- افراد را راهبری و وظایف را مدیریت کنید.
افراد را راهبری و هدایت کنید. وظایف را مدیریت کنید. کنترل نکنید، بلکه الهام‌بخش رسالت و مأموریت سازمان باشید. اقدامات صحیح به دنبال آن خواهد آمد. تیم شما آزادانه با شما ارتباط برقرار خواهد کرد. در مقابل این گفت و گوی ذهنی مقاومت کنید که: “اگر اشتباهی رخ دهد، من شکست می‌خورم و اگر من شکست بخورم، بدین معنی است که من، مناسب و کافی نیستم. اگر مناسب نباشم، این شرکت به من احتیاج ندارد.” تیمی را پرورش دهید که مایل به مبارزه برای ارزش مشابه‌ای باشد، یک دلیل مشترک. آنها در هر مقام به سمت شما خواهند آمد.
- تفویض کنید، رها نکنید.
“محول کردن” یا تفویض کردن به معنی سلب مسئولیت از خود نیست. شاخص‌های موفقیت را واضح و بدون ابهام با تیم خود مشخص کنید. دربارۀ اینکه چگونه می‌فهمید اوضاع به‌خوبی پیش می‌رود یا به بیراهه حرکت می‌کند، درمورد بخش‌های مختلف توافق کنید. شما با تمرکز توجه خود به این شاخص‌ها، به تیم خود با آزادی در نحوه انجام کار، و به خودتان با آگاهی – شامل اینکه دربارۀ چه‌چیزی یا چه‌زمانی مداخله کنید، قدرت می‌بخشید.
- به شَم خود اعتماد کنید و کنجکاو بمانید.
هنگامی‌که مدیران به شَم خود اعتماد می‌کنند تا در زمان مشاهده نشانه‌هایی از “قله کوه یخ” هشدار دهند، آنها می‌توانند کنجکاوی را در خودشان پرورش داده و سپس کوچ باشند. شَم و شهود ما قابلیت تشخیص نشانه‌هایی از قبیل رفتارهای استرسی، مهلت‌های از دست رفته و عدم پیشرفت را دارد. هنگامی‌که این علامت‌ها نمایان شدند، وقت آن است که کنجکاوی کرده و سؤال کنید، “چگونه می‌توانیم پیشرفت کنیم؟” این پرسش سبب می‌شود تا کارمند برای کسب نتیجه و خروجی مورد نظر، در غلبه بر موانع خود برای موفقیت قرار گیرد.
- هفته‌ای دو بار برنامه مشترک تیمی بگذارید.
در ارتباط ماندن با کارمندان خود، ایجاد اعتماد کردن و به آنها استقلال دادن، به معنای توانمندسازی کارمندان‌تان برای استادی در نقش فعلی آنها است. به عنوان مدیر، تعیین انتظارات واضح از طریق ایجاد کانالی برای بازخورد باز و پشتیبانی از طریق برنامه مشترک تیمی هفته‌ای دو بار، به کارکنان این امکان را می‌دهد تا پیشرفت‌های کاری خود را به اشتراک بگذارند و در مورد ایده‌ها بحث کنند، این باعث ایجاد هم‌افزایی در بین تیم شده و آنها را خریدار این روش می‌کند.
- مدیریت نتایج، نه فرآیندها.
مدیریت‌های ذره‌بینی با برخی از سطوح وسواس (وسواس کنترل) برابری می‌کند. به نظر می‌رسد جمله “اگر من از نزدیک در جریان تمام امور باشم، می‌توانم به‌طور مؤثر مدیریت کنم” ذکر اصلی آنهاست. مشکل این است که، در واقع راهی برای دانستن همه چیز وجود ندارد. درعوض، نتایج و اهداف را مدیریت کنید، چرا که آنها نشان می دهند چه کسی خوب عمل می‌کند، چه کسی به کمک نیاز دارد و چه شکاف‌هایی در تیم وجود دارد. اگر لازم باشد هر مدیر روزانه و هفتگی با سه نفر که در رأس امور هستند کار کند، مدیریت ساده می‌شود.
- تصور مجدد مراودات فردی.
مجدداً تصور کنید چگونه شما از زمان یک به یک استفاده می‌کنید, و از كارمند خود بخواهید برنامه‌ای را بر مبنای موضوعات طراحی و اولویت‌بندی كند كه کارشان را به پیش ببرد و به آنها این توانایی را بدهد كه در مورد كار متفاوت فکر كنند. این موضوع فرصتی به شما می‌دهد تا بیشتر اوقات بتوانید بپرسید “چگونه می‌توانم کمک کنم؟” و توانایی و اعتماد به نفس آنها در حل مؤثر مسائل، کاهش ریسک، برقراری ارتباط شفاف‌تر و تصمیم‌گیری با کیفیت را توسعه دهید.
- اعتماد، تأیید و کوچ کردن.
اجازه دهید تا تیم‌تان بدانند تا چه اندازه به آنها اعتماد دارید، در نتیجه آن توانمندی‌های بالقوه آنها را در انجام کارهای شگفت‌انگیز آزاد می‌سازید. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را پیاده سازی و پیگیری کنید تا بتوانید اقدامات عینی و مبتنی بر نتیجه را اندازه‌گیری نمایید. سپس وقت خود را صرف کوچینگ و منتورینگ و توسعه هر یک از اعضای تیم خود کنید تا بهترین خود باشد.
- از توانمندسازی همتایان استفاده کنید.
با ایجاد یک سیستم گزارش‌دهی و مسئولیت‌پذیری مبتنی بر همتایان کاری، از قدرت فشار مثبت همتای کاری استفاده کنید، به موجب آن هر یک از اعضای تیم دارای مسئولیت در برابر شریک کاری خود هستند که باید در قبال آن پاسخگو باشند و برعکس، در حالی‌که همواره به مدیر هم گزارش می‌دهند. با استفاده از این رویکرد، هر یک از اعضای تیم می‌توانند نکات دقیق و ظریفی را در مورد چگونگی تأثیر بخش آنها بر کل سیستم ببینند، و مشارکت در آنها افزایش می‌یابد.
- تنظیم اهداف شفاف و قابل اندازه‌گیری.
برای حفظ تعادل و توازن بین مدیریت ذره‌بینی و اعتماد کورکورانه، از اهداف خود شروع کنید. شما باید اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری برای تیم خود داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که آنها به نقطه مورد نظر شما دست خواهند یافت. تمامی فعالیت‌ها به یک مالک و یک زمان‌بندی مشخص برای انجام نیاز دارند، بنابراین همه انتظارات را می‌دانند و در نتیجه اعتماد قابل ایجاد است.
- شفافیت از طریق ابزارهای همکاری.
بیشتر اوقات، مدیریت ذره‌بینی از عدم درک اینکه فعالیت‌ها کجا انجام می‌شوند، ناشی می‌شود. کارمندان مشغول به کار هستند اما اغلب با همۀ کارها ارتباط برقرار نمی‌کنند. برای جبران این موضوع، ابزارهایی مانند بعضی از اپلیکیشن‌های دیجیتالی که به گونه‌ای طراحی شده‌اند تا همه را درمورد زمان نوع کاری و تمام آنچه که اتفاق می‌افتد آگاه نمایند. یک ابزار ساده به دلیل شفافیت، می‌تواند به تنظیم و مدیریت انتظارات کمک کند و جلسات را کارآمدتر نماید.
- به زنجیره فرمان خود اعتماد کنید.
یک دستورالعمل کاری ایجاد کنید. اگر سؤال یک ایده کلی چگونگی یا یک ایده جدید است، با همتایان کاری صحبت کنید. اگر این یک موضوع بزرگ‌تر است، با یک سرپرست صحبت کنید. اگر موضوع بغرنجی است با مدیر یا راهبر مجموعه صحبت کنید. با فرض اینکه شما یک تیم راهبری عالی استخدام کرده‌اید، اعتماد کنید که آنها می‌توانند سلسله مراتب حوزه خود را مدیریت کنند. این به آنها قدرت می‌دهد تا مالکیت خود را به دست آورند و وقت شما را به جای غرق شدن درون مشغله‌ها، برای کار بر روی کسب و کار آزاد می‌کند.
- دایرکردن به‌روزرسانی‌های مداوم.
یک اقدام ساده اما تأثیرگذار مدیران که به کمک آن می‌توانند بدون نشان دادنِ بی‌اعتمادی، اطمینان حاصل کنند که افراد تیم مسئولیت‌پذیر و پاسخگو هستند، ایجاد فرصت‌های مداوم به‌روزرسانی‌ها است. از تیم خود بخواهید که در پایان هر روز، به‌روزرسانی‌های مختصر پروژه را ارسال کنند و به آنها این فرصت را بدهید که هرگونه اطلاعاتی را که در جهت به انجام رسانیدن اهدافشان ممکن است نیاز داشته باشند، دریافت کنند.
- پرسش‌های قدرتمند بپرسید.
به‌عنوان یک راهبر، سؤالات شما قدرتمندتر از توضیحات شما هستند. بنابراین به همه سر بزنید و سؤالاتی بپرسید، از قبیل: “بر روی چه‌چیزی کار می‌کنید، چطوری می‌توانم کمک کنم؟” یا قدرتمندترین سؤال، “اگر شما جای من بودید، چه کار متفاوتی برای اطمینان از اینکه تیم‌تان بهترینِ خودشان را بروز می‌دهند، انجام می‌دادید؟”
ترجمه: ناهید بوداغی